هوشمندی رقابتی

هوشمندی رقابتی

هوشمندی رقابتی عبارت است از نظارت هدفمند بر محیط رقابتی که سازمانها در آن به فعالیت و رقابت می پردازند با هدف اخذ تصمیمات راهبردی. در خلال سالهای اخیر، هوشمندی رقابتی به یکی از مفاهیم مهم مدیریت تبدیل شده و با فرهنگ شرکتهای پیشرو عجین گشته است. افزایش هوشمندی رقابتی موجب می گردد سازمانها اطلاعات محیط اطراف خود را سریعتر و با دقت بیشتری تجزیه و تحلیل کرده و نتایج حاصل را به طریق سودمند ذخیره و درمواقع مقتضی دردسترس تصمیم گیرندگان قرار دهند. این امر جریان تبادل اطلاعات و دانش را در بستر سازمان تسریع کرده و اثربخشی فرایند تفکر و تصمیم گیری جمعی را به نحو چشمگیری بهبود می بخشد. بدین ترتیب، مدیران اجرایی با درک بهتر رقبا و محیط پرچــــالش رقابت می توانند با تکیه بر ابزارها و تکنیک های خاص، اطلاعات مرتبط با قابلیتها، نقاط قوت و ضعف و نیات رقبا راموردبررسی قرار داده و نسبت به انتخاب راهبرد مناسب اقدام و همواره یک گام از رقبا جلوتر باشند. یک سازمان هوشمند استراتژی رقبا را بهتر و سریعتر پیش بینی می کند و از شکست و موفقیت آنها نکات بسیاری می آموزد و این امکان را برای مدیران ارشد سازمان به وجود می آورد تا با ممیزی سیستماتیک از رقابت پذیری سازمان، با آگاهی بیشتری نسبت به اتخاذ تصمیمات راهبردی اقدام کنند. جهانی شدن اقتصاد، سرعت گرفتن تغییرات فناوری و انفجار اطلاعات باعث گردیده سازمانها فشار بیشتری را برای باقی ماندن در صحنه رقابت تحمل کنند. ازطرف دیگر فناوری ارتباطات و اطلاعات با دراختیار گذاردن راههای متنوع کسب برتری، موجب گشته است تا سازمانها با افزایش سطح هوشمندی رقابتی خود و به کارگیری و استفاده از اطلاعات، بر رقیبان غلبه کنند. در سالهای اخیر، هوشمندی رقابتی در زمره یکی از مفاهیم مدیریت درآمده است و بسیاری از شرکتهای بزرگ آن را به جزیی از فرهنگ سازمانی خود تبدیل کرده اند، چون از بسیاری جهات رویکرد هوشمندی رقابتی منافع بیشتری نسبت به دیگر مفاهیم مدیریت که در چند دهه اخیر شکل گرفته اند، دربردارد. در دنیای امروز کسب هوشمندی رقابتی یکی از الزامات غیرقابل انکار برای اغلب سازمانها است تا بتوانند از طریق کسب و تجزیه و تحلیل اطلاعات، و همین طور افزایش دانش و ایجاد آگاهی، بر قابلیتهای خود بیفزایند. دکتر بــن گیلاد (BEN GILAD) استاد دانشگاه و تئوری پرداز معروف هوشمندی رقابتی اظهار داشته است: هوشمندی رقابتی، کل دانشی است که یک شرکت از محیطی که در آن رقابت می کند دراختیار دارد و حاصل تجزیه و تحلیل ذرات بی شمار از اطلاعاتی است که روزانه شرکت را بمباران می کند. در پرتو این دانش است که تصویر کاملی از وضعیت فعلی و آتی صحنه رقــــابت در پیش روی مدیران نقش می بندد تا بتوانند بهتر تصمیم بگیرند. (GILAD, B.۱۹۹۹. RUTGERS UNIVERSITY) درحال حاضر اکثر موسسات موفق در کشورهای توسعـــه یافته از هوشمندی رقابتی به عنوان یک ابزار قدرتمند برای کسب آگاهی بیشتر از محیط استفاده می کنند. آینده به خدمت گرفتن هوشمندی رقابتی بسیار نویدبخش است و بدون شک موسسات برای ادامه حیات در محیطی که هر روز با چالشهای بیشتری مواجه خواهدبود با تکیه بر قابلیتهای هوشمندی رقابتــــــــی و گردآوری و تجزیه و تحلیل موفقیت آمیزاطلاعات و چیرگی بر عدم اطمینان از چشم انداز رقابتی، احساس امنیت بیشتری خواهندکرد. هوشمندی سازمانی چیست؟ سازمانها اطلاعات مختلف و بسیار زیادی را در درون خود جای داده اند ولی این اطلاعات به راحتی ترکیب و به هوشمندی سازمانی (ORGANIZATIONAL INTELLIGENCE) ختم نمی گردند. سازمانها می توانند در راه هوشمندتر شدن قدم بردارند، کافیست: ▪ آنچه را که موجب کند ذهنی سازمان می شود تشخیص داده و از میان بردارند؛ ▪ آنچــــه را که موجب هوشمندی سازمان می گردد مشخص و تقویت کنند؛ ▪ ساختارها و فرایندهای ضروری برای ارتقای هوشمندی سازمان را توسعه دهند. در زندگی روزمره، انسانهای باهوش را از نوع صحبت کـــــردن و عملشان تشخیص می دهیم نه الزاماً به واسطه تسلطشان درحل معما و تستهای تشخیص بهره هوش، یک انسان باهوش دارای سه ویژگی است: ۱) توانایی استثنایی در کسب اطلاعات از محیط اطراف خود؛ ۲) توانایی استثنایی در پاسخ مناسب به این اطلاعات؛ ۳) توانایی یادگیری سریع. سازمانها نیز همانند انسان درجه ای از هوشمندی را به نمایش می گذارند. برخی از سازمانهـــا بسیار کند ذهن هستند. آنها حتی نمی توانند سیگنالهای بسیار قوی از تغییرات محیط خود را تشخیص دهند و در پاسخ به این محرکها بسیار ناتوانند. این سازمانها به آرامی یاد می گیرند و بدون هیچگونه درک و بینش، اشتباهات قبلی خود را تکرار می کنند. برای ایجاد یک سازمان هوشمند، تنها استخدام افراد باهوش و قراردادن دفتر مجلل، شبکه و رایانه های قوی در اختیار ایشان کافی نیست. افراد بسیار باهوش اغلب در برقراری ارتباط با همکاران، به اشتراک گذاردن دانش و هماهنگ ساختن کار با دیگران از توانایی لازم برخوردار نیستند. هـــر فرد ممکن است اشتباه خاصی را یک بار انجام دهد، اما اگر پرسنل با یکدیگر ارتباط برقرار نکنند ممکن است همان اشتباه، دهها بار تکرار شود بدون اینکه به یادگیری سازمانی ختم گردد. ▪ اجزای اصلی تشکیل دهنده هوشمندی سازمانی: هنگام ارزیابی هوشمندی سازمان، پنج حوزه را می توانیم درنظر بگیریم که در تمام موارد، اشاره به سازمان می شود و نه اعضای آن. این پنج حوزه عبارتند از: الف ) ادراک: باچه مطلوبیتی سازمان اطلاعات مربوط به خود و محیط اطرافش را تجزیه و تحلیل می کند؟ ب ) حافظه: چگونه سازمان تجربیات خود را به طریق سودمند و قابل دسترس ذخیره می کند؟ ج ) یادگیری: چگونه سازمان دانش، قابلیتها و فرایندهــــای موجود خود را توسعه و بهبود می بخشد؟ د ) تبادل اطلاعات: چگونه افراد سازمان به تبادل دانش و اطلاعات می پردازند؟ ه ) استــــدلال: تاچه حد فرایند تفکر و تصمیم گیری جمعی در سازمان اثربخش است؟ ● مفهوم هوشمندی رقابتی براساس تعریف جامعه کارشناسان هوشمندی رقابتی، هوشمندی رقابتی، برنامه سیستماتیک و اخلاقی است برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و مدیریت اطلاعات بیرونی سازمان که برنامه ها، تصمیمات و عملیات شرکت را تحت تاثیر قرار می دهد. به عبارت دیگر هوشمندی رقابتی (COMPETITIVE INTELLIGENCE=CI) فرایند افزایش توان رقابتی بازار ازطریق درک رقبا و محیط رقابتی است. خصوصاً هوشمندی رقابتی عبارت است از جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات درخصوص قابلیتها، نقاط ضعف و نیات رقبای تجاری که با استفاده از پایگاههای اطلاعاتی و منابع آزاد و ازطرق قانونی واخلاقی کسب می شود. هوشمندی رقابتی مدیران ارشد سازمانها را در هر اندازه ای که باشند، قادر می سازد تصمیمات خود را براساس آگاهی از اطلاعات بازار، R&D، تاکتیک های سرمایه گذاری درکسب و کار و غیره، اتخاذ کنند. هوشمندی رقابتی بخش جدایی ناپذیر از پدیده روبه ظهور اقتصاد دانایی است. (۱) براساس تعریف دیگری، هوشمندی رقابتی فرایندی است تحلیلی برای گردآوری اطلاعات در زمینه فعالیتهای رقبا و تبدیل آن به دانش هدفمند، به هنگام و راهبردی که بتواند به تصمیم گیــــــری مدیران اجرایی، برای برنامه ریزی جهت دستیابی به اهداف سازمان کمک کند. در این فرایند، برای جمع آوری اطلاعات از ابزارها و تکنیک های قانونی و اخلاقی استفاده می شود. (۲) براساس تعریف دانشکده مدیریت فرانسه(GTILAB) ، هوشمندی رقابتی عبارت است از هنر یافتن، جمع آوری، فرآوری و ذخیره سازی اطلاعات، به منظور دسترسی و استفاده پرسنل در تمام سطوح سازمان، تا ضمن شکل دادن به آینده سازمان، از وضعیت موجود نیز در قبال تهدیدات رقابتی حمایت کنند.(۳) از دیدگاه این دانشکده مفهوم هوشمندی رقابتی به چهار مقوله اصلی قابل تقسیم است: ۱ ) آگاهی تجاری / بازاریابی - که عمدتاً اطلاعات مشتریان، تامین کنندگان، خریداران و توزیع کنندگان گردآوری و موردتجزیه و تحلیل قرار می گیرد؛ ۲ ) آگاهی از وضعیت رقبا - که متمرکز بر مسائلی از قبیل سیاستهای قیمت گذاری، محصولات جانشین و سیاستهای توسعه رقبا است؛ ۳ ) آگاهی فناوری و تکنیکی - که با تحقیقات پایه و کاربردی، کارخانجات، فرایندها و هنجارها و حق اختراع سروکار دارد. ۴ ) آگاهی راهبردی واجتماعی - که به مسائلی از قبیل قوانین، مسائل مالی و مالیاتی، مسائل سیاسی و اقتصادی و جنبه های اجتماعی و منابع انسانی می پردازد. این چهار نوع از اطلاعات که در بسیاری از سازمانها به آن پرداخته می شود، عمدتاً رفتار و روندهای اجتماعی را موردمشاهده و تحلیل قرار می دهد. ▪ برخی از موضوعهای کلیدی کــــــه جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات آن برای افزایش هوشمنــدی رقابتی مورداستفاده قرار می گیرند عبارتند از: ۱ ) اطلاعات مربوط به به گزینی: بهبود عملکرد فرایندهای داخلی، تاثیر کاهش تصدی گری یادگیری از رقبا، تغییر در فعالیتهای کسب و کار رقبا؛ ۲ ) اطلاعات مربوط به شبکه زنجیره ارزش: قابلیتهای تامین کنندگان، کانالهای توزیع، تاثیر حاشیه سود، اثربخشی استراتژی های توزیع؛ ۳ ) شبکه جهانی اطلاع رسانی: تغییرات اطلاعـــات مربوط به رقبا در شبکه جهانی اطلاع رسانی، اثربخشی بازاریابی ازطریق اینترنت، استفاده رقبا از اینترنت برای زیرنظر داشتن بــازار، تاثیر اینترنت و شبکه جهانی اطلاع رسانی بر فروش سازمان؛ ۴ ) اطلاعات مالی: عملکرد مالی، تاثیر قدرت مالی رقبا، تغییرات ارزش سهام رقبا، نرخ بازده داراییهای رقبا؛ ۵ ) اطلاعات مربوط به قیمت: تغییر قیمتهای عمده فروشی، تغییر قیمتهای خرده فروشی، سیاستهای اعطای تخفیف، تاثیر قیمتهای رقبا بر فروش سازمان، تغییر حاشیه سود، اثربخشی استراتژی های قیمت گذاری؛ ۶ ) اطلاعات ترویج فروش و تبلیغات: اعتبار نام تجاری، نمایشگاههای تجاری، برنامه های روابط عمومی سازمان، تغییر در استراتژی های تبلیغ، اثربخشی تبلیغات برای مشتریان هدف، تاثیر تبلیغات رقبا بر فروش سازمان؛ ۷ ) اطلاعات خدمات / محصولات: معرفی کالا و خدمات جدید، اطلاعات مندرج در بروشورها و کتابچه های معرفی محصول و خدمت، تقاضا برای محصولات و خدمات رقبا، فناوری تولید و توانایی تحقیق و توسعه، «کاربر آشنا بودن»(USER FRIENDLINESS) ، تنوع محصول و خدمات، قیمت تمام شده رقبا، اثربخشی ارزش افزوده، تغییر در کیفیت کالا و خدمات، توقف تولید و یا ارائه خدمت؛ ۸ ) اطلاعات فروش: اطلاعات ماهانه فروش رقبا، سیستم پاداش پرسنل فروش، پورسانت فروش متمرکز، تغییر در خدمات و محصولات رقبا، تغییر در خدمات پس از فروش و مدیریت مشتری، بودجه بازاریابی رقبا، رتبه بندی نمایندگی ها، پیش بینی فروش رقبا؛ ۹ ) اطلاعات راهبردی بازار: برنامه های تحصیل و ادغام رقبا، فعالیتهای مربوط به ثبت علائم تجاری، اثربخشی استراتژی های بازاریابی، تغییر در استراتژی های بازاریابی، تاثیر استراتژی های جدید بازاریابی بر فروش؛ ۱۰ ) اطلاعات نیروی انسانی: جذب نیروی انسانی توسط رقبا، کاهش نیروی انسانی رقبا، چارت سازمانی رقبا، سوابق مدیران اجرایی رقبا؛ ۱۱ ) اطلاعات مشتریان: اطلاعات مقایسه ای استفاده مشتریان از خدمات و محصولات رقبا، تغییردر نگرش مشتریان در رابطه با محصولات و خدمات، تعداد دفعات خرید، سطح وفاداری مشتریان نسبت به محصول و خدمات رقبا، علت خرید محصول و خدمات مشابه شرکت، از رقبا. (۴) ● فرایند هوشمندی رقابتی فرایند هوشمندی رقابتی از شش مرحله تشکیل می گردد: ۱ ) مرحله مقصد، که مرحله آماده شدن و کسب قابلیت لازم برای انجام وظایف است؛ ۲ ) مرحله تقاضا، در این مرحله نیازهای اطلاعاتی و رویکردی که باید اختیار شود، تعیین می گردد؛ ۳ ) مرحله اکتشاف، در این مرحله به جستجو و گردآوری اطلاعات با روشهای قانونی و اخلاقی پرداخته می شود؛ ۴ ) مرحله توسعه، در این مرحله از اطلاعاتی که گردآوری و موردتجزیه و تحلیل قرار گرفته است، تصویر معناداری ارائه می شود؛ ۵ ) مرحله تحویل، در این مرحله نتایج حاصل، در زمان مناسب دراختیار افراد واجدشرایط قرار می گیرد؛ ۶ ) مرحلــه بهبود، شامل کسب و انعکاس نقطه نظرات و اطلاعات مشتریان، برای بهبود فرایند هوشمندی رقابتی است.۱ ) مرحله مقصد: دوره زمانی است که درخلال آن شرکت برای بررسی محیط آماده می شود که شامل آموزش پرسنل بخش هوشمندی رقابتی و سایر پرسنل می گردد. در این مقطع فرایند مـــورداستفاده برای هوشمندی سازمان توسعه یافته و موردتجدیدنظر واقع می شود. فعالیتهای این مرحله در زمره کارهای روزمره محسوب نمی گردد بلکه اصولاً بخشی از فرایند برنامه ریزی و توسعه هوشمندی سازمان است. ۲ ) مرحله تقاضا: به دلیل حجم زیاد داده ها، دراین مرحله شرکت باید محدوده و چارچوبی را برای فعالیت هوشمندی رقابتی مشخص کند تا بتواند بر حوزه های بااهمیت و موردعلاقه شرکت متمرکز شود. در این مرحله مشخص خواهدشد که شرکت به چه اطلاعاتی نیاز دارد و چرا؟ باید توجه داشت هوشمندی رقابتی فراتر از تجزیه و تحلیل صرف رقبا است. هوشمندی رقابتی زمینه هایی را موردبررسی قرار می دهد که داده های حیاتی برای فرایند برنامه ریزی استراتژیک محسوب می گردند، نظیر محیط، رقبا، رفتار مشتریان و روندها. ۳ ) مرحله اکتشاف: اکتشاف اطلاعاتی نظیر اتفاقاتی که در بازار رخ می دهد، چیز جدیدی نیست و تمام سازمانها کم و بیش به همین ترتیب عمل می کنند. یکی از کلید واژه های توصیف هوش رقابتی فرایند است، یعنی روش ساختار یافته برای کسب هوشمندی رقابتی. ضروری است از خودمان بپرسیم، درحال حاضر چه می دانیم؟ هنوز به دانستن چه چیزهــــایی نیازمندیم؟ ازچه منابع اطلاعاتی می توانیم استفاده کنیم؟ و چگونه می توانیم این اطلاعات را ذخیره کنیم؟ خبرگان هوشمندی رقابتی از نشریات، مشتریان و تامین کنندگان به عنوان معمول ترین منابع و از پرسنل شرکت، متخصصان صنعت، اینترنت، همایشهای صنعتی و پایگاههای اطلاعاتی تجاری به عنوان منابع دیگر استفاده می کنند. ۴ ) مرحله توسعه: این مرحله شامل ارزیابی قابلیت استفاده داده ها است که ازطریق اثبات صحت، ارزش واقعی، قابلیت درک، کفایت، اهمیت و به روز بــــودن اطلاعات صورت می پذیرد. بدین ترتیب اطلاعات جمع آوری و مطابق با نظر استفــاده کنندگان، ترکیب و اولویت بندی می شود. سوالاتی که در این مرحله مطرح می شوند عبارتند از: آیا اطلاعات کافی برای برآورده ساختن نیازهایمان دراختیار داریم؟ چگونه می توانیم اطلاعات به دست آمده از منابع مختلف را به صورت بهینه ترکیب کنیم؟ ۵ ) مرحله تحویل: دراین مرحله اطلاعات غربال و ذخیره می گردد تا براساس علایق گروههای ذینفع و ازطریق گزارشهای کتبی، گزارشهای شفاهی، پست الکترونیک و غیره توزیع می شود. همچنین امکانات ON-LINE دسترسی آسانتر و سریعتــــری را برای استفاده کنندگان فراهم می سازد. در این مرحله سوالاتی مطرح خواهدشد نظیر: با این اطلاعات چه کنیم؟ این اطلاعات را دردسترس چه کسی قرار دهیم؟ ۶ ) مرحله بهبود: دراین مرحله یادگیری ازطریق انعکاس آنچه اتفاق افتاده است و یافتن راههایی برای بهبود بخشیدن به این فرایند در دور بعد، به وقوع می پیوندد. در این مرحله لازم است از خود بپرسیم: آیا نتایج با آنچــه انتظار می رفت، مطابقت می کند؟ آیا به مقصود خود رسیده ایم؟ نتایج به چه طریق عرضه شود تا بتواند ارتباطات را بهبود بخشد و این اقدام، کیفیت را در مراحل موردبحث بیمه کند؟ هرچند رایانه نقش مهمی در سیستم هوشمندی رقابتی به عهده دارد ولی نقش نیروی انسانی در تمام مراحل هوشمندی رقابتی برجسته تر است.(۵) ● برخی سودمندیهای هوشمندی رقابتی ▪ افزایش درجه اطمینان از تصمیمات استراتژیک که براساس هوشمندی رقابتی اتخاذ شده است؛ ▪ افزایش دانش بازار؛ ▪ بهبود بخشیدن به ارتباطات چندوظیفه ای (CROSS-FUNCTIONAL) در سازمان؛ ▪ بهبود کیفیت محصول و خدمت در مقایسه با رقبا؛ ▪ کمک به پیش بینی بهتر روندهای بازار و نوسانات آن؛ ▪ بهبود درامر پیش بینی استراتژی رقبا؛ ▪ کشف مشتریان جدید و یا بالقوه؛ ▪ درس آموختن از شکست و موفقیت دیگران؛ ▪ تسهیل در امر ورود به کسب و کار جدید؛ ▪ افزایش بهره وری؛ ▪ افزایش واکنشهای پیش فعال (PROACTIVE) نسبت به واکنشهای انفعالی؛ - افزایش توان سازمان برای انطباق با تغییرات محیط؛ ▪ به روز نگاه داشتن آگاهی شرکت از تغییراتی که فعالیت شرکت را تحت تاثیر قرار می دهد. ابزار مورداستفاده برای تحلیل اطلاعات: براساس بررسی جامعه کارشناسان هوشمندی رقابتی (SCIP)، ابزار مورداستفاده برای تجزیه وتحلیل اطلاعات هوشمندی رقابتی سازمانها عبارت است از تحلیل اطلاعات رقبا، تحلیل مالی، تحلیل (STRENGTHS, WEAKNESSES, OPPORTUNITIES, THREATS)SWOT ، سناریوپردازی، تحلیل برد/ باخت، بازی جنگ، تحلیل ترکیب بهینـه متغیرها، و مدسازی و شبیه سازی شده است. موضوعات و منابع اطلاعاتی مورداستفاده: موضوعات و منابع اطلاعاتی که برای بازاریابی و فروش بسیار موردتوجه و جستجو قرار گرفته است عبارتند قابلیتهای رقبا، کالاها و خدمات رقبا، نیازهای مشتریان، عقاید مشتریان، قیمت تمام شده، شرکاء، قدرت مالی، برنامه های تحقیق و توسعه، ترویج، ساختار سازمانی، مبارزات تبلیغاتی و اطلاعات شخصی مدیران. ● طبقه بندی هوشمندی رقابتی هوشمندی رقابتی را می توان در طیفی از روحیه کاملاً مبارزه جو که مدیران به دنبال کسب اطلاعات معین و مشخص و شکار فرصتها هستند تا روحیه در خواب رفتگان که مدیریت هیچگونه علاقه ای به این امور ندارد، طبقه بندی کرد. ۱ ) روحیه مبارزه جو: در این حالت سازمان بسیار پیش فعال است و مدیریت دائماً به دنبال شکــــــار فرصتهای جدید برای سرمایه گذاری و جنگ علیه عدم آگاهی از محیط است. ۲ ) روحیه تهاجمی: در این حالت نیز سازمان بسیار فعالانه عمل می کند و مدیریت آشکارا به دنبال کسب اطلاعات استراتژیک، تجزیه و تحلیل و استفاده از آن است. ۳ ) روحیه فعال: در این حالت مدیریت همواره به دنبال اطلاعات راهبردی از منابع معمولی است و سیستم اطلاعاتی شرکت هنوز کاملاً شکل نیافته و یا سازمان در ابتدای استقرار یک شبکه عملیاتی گردآوری اطلاعات است. ۴ ) روحیه انفعالی: سازمان زمانی عکس العمل نشان می دهد که از خارج مورد حمله و تهدید واقع شود و از فرصت طلبی برای کسب اطلاعات استفاده می شود. ۵ ) روحیه در خواب رفتگان: در این حالت سازمان علاقه ای به هوشمندی رقابتی نشان نمی دهد و مدیران ترسی از رقابت به دل راه نمی دهند که البته این امر بیشتر ناشی ازعدم آگاهی است تا تهور. ● ارزیابی هوشمندی رقابتی مطالعـــات انجام یافته نشان می دهد اندازه گیری ارزش و یا میزان هوشمندی رقابتی و تاثیر آن بر سازمان به دقت امکان پذیر نیست ولی درعین حال راههای ساده و عملی تر نیز وجود دارد که می توان از آن استفاده کرد. برای مثال برخی از روشها عبارتند از: ▪ استفاده از شواهد تجربی که عملکرد مالی و بازار را بــه هوشمندی رقابتی سازمان مرتبط می سازد؛ ▪ اندازه گیری ارزش هوشمندی رقابتی براساس تاثیر مستقیم مسائل مالی بر کسب و کار؛ ▪ اندازه گیری ارزش هوشمندی رقابتی براساس تاثیر غیرمستقیم مسائل مالی بر کسب و کار؛ ▪ اندازه گیری ارزش هوشمندی رقابتی براساس نوع استفاده. الف ) استفاده از شواهد تجربی که عملکرد مالی و بازار را به هوشمندی رقــابتی سازمان مرتبط می سازد: در این روش عملکرد شرکتهایی که از هوشمندی رقابتی استفاده می کنند از بابت فروش، سهم بازار، سود هر سهم و غیره با عملکرد شرکتهایی که از هوشمندی رقابتی استفاده نمی کنند، موردمقایسه واقع می شود. چنین روشی برای اندازه گیری اهمیت فعالیتهای هوشمندی رقابتی و نقش آن در کسب مــــوفقیت سازمان مفید است ولی اندازه گیری سهم هریک از افراد و بخشهایی که در افزایش هوشمندی سازمان و درنتیجه، موفقیت آن نقش داشته اند کار آسانی نیست. ب ) اندازه گیری ارزش هوشمندی رقابتی براساس تاثیر مستقیم مسائل مالی بر کسب و کار: یکی از راههای ساده اندازه گیری ارزش هوشمندی رقابتی آن است که ببینیم کدام یک از درآمـــدها و یا صرفه جویی در هزینه ها را می توانیم مستقیماً به آن مرتبط سازیم. به عنوان مثال اگر سازمانی قادر باشد در زمانی که وضعیت قیمت گذاری محصول بسیار رقابتی است، به دقت ساختار قیمت تمام شده و یا حاشیه سود محصولات رقیب را ارزیابی کند، از مزیت بااهمیتی برخوردار خواهدبود و اگر واحــد فروش از این اطلاعات به طریق موفقیت آمیز استفاده کند، طبیعی است که سهمی از این موفقیت، مرهون هوشمندی رقابتی است. ج ) اندازه گیری ارزش هوشمندی رقابتی براساس تاثیر غیرمستقیم مسائل مالی بر کسب و کار: بیشتر اوقات همبستگی دقیقی بین این دو وجود ندارد. برخی مواقع هوشمندی، موفقیت زودهنگام برای سازمان به همراه نمی آورد، ولی منافع آتی درپی دارد. برای مثال، هوشمندی رقابتی یکی از عوامل متعددی است که موجب افزایش سهم بازار می گردد. این پیش بینی به نوبه خود ازجمله اطلاعاتی است که می توان از آن برای تصمیم گیری در خصوص میزان تولید استفاده کرد. خبرگان هوشمندی رقابتی مسئولیت پیش بینی صحیح تولید را از آن خود می دانند اما تعیین ارتباط منطقی به آسانی امکان پذیر نیست. در حالاتی که هوشمندی تاثیر غیرمستقیم در کسب و کار دارد،‌آنچه از اهمیت ویژه برخوردار است، آن است که درک کنیم اطلاعات چگونه مورداستفاده قرار گرفته و چه نتایجی به بار آورده است. د - اندازه گیری ارزش هوشمندی رقابتی براساس نوع استفاده: درنهایت، مواقعی است که هوشمندی رقابتی وجود دارد، اما هیچگونه ارزش مالی را به طور مستقیم و یا غیرمستقیم نمی توان به آن نسبت داد. این بدان معنا نیست که هیچگونه مزیتی وجود ندارد. فرض کنیم متخصصان هوشمندی رقابتی را به یک نمایشگاه بزرگ تجاری می فرستیم تا فعالیتهای رقبا را دنبال و ارزیابی کنند. یکی از دلایل این امر، آگاه ساختن به موقع سازمان است تا در صورت لزوم اقدام سریع و مناسب نسبت به فعالیتهای رقیب صورت دهد. در این حالت، اینگونه اطلاعات باعث خواهدشد تا واحدهای ذیربط در سازمان بتوانند به طور موثرتر وظایف خود را انجام دهند. هرچند ارزش دقیق این نوع از هوشمندی رقابتی به آسانی قابل محاسبه نیست، چون نه درآمد کسب شده است و نه صرفه جویی در هزینه تحقق یافته است ولی اگر واحد هوشمندی رقابتی خلاق باشد و اطلاعات ریز و تفصیلی دردست داشته باشد، ارزش این نوع اطلاعات نیز قابل محاسبه خواهدبود. ● نتیجه گیری امروزه سازمانهایی در محیط رقابتی برنده خواهند بود که از حوزه فعالیت خود درک و ارزیابی عمیق تری داشته و برای خود مزیتهای رقابتی بیشتری فراهم سازند. به مدد افزایش هوشمندی رقابتی است که سازمانها بر رقبای خود برتری یافته و جایگاه ویژه ای در عرصه رقابت کسب می کنند. در عصر حاضر، تنها تمرکز بر وقایع و بررسی اطلاعات گذشته چندان کارساز نیست، بلکه بررسی دقیق محیط و کسب اطلاعات از رخدادهای درحال ظهور است که حیات سازمان را استمرار می بخشد. در دنیای امروز با ویژگی بازارهای روبه رشد سریع، تکیه بر اطلاعات قدیمی به کاهش بینش و از دست دادن فرصتهـــــای پیش روی سازمان منجر می گردد. بنابراین، افزایش درجه هوشمندی است که نگاه و درک سازمان را نسبت به تحولات محیط و آینده شفافتر ساخته و توان سازمان را برای تحلیل فرایندهای روبه ظهور افزایش می دهد. سازمانهای موفق در این زمینه، با کاهش میزان توجه به گذشته - بررسی قیمت محصولات رقبا، گزارشهای مالی، استراتژی فروش رقبا و... که به آسانی قابل دسترس است و در اخذ تصمیمــات حیاتی نقش چندانی ندارد - محور توجه خود را به آینده و هشدارهای آگاه کننده در ارتباط با فرصتها و تهدیدهای محیط معطوف می دارند. موفقیت فردا در عرصه کسب و کار از آن سازمانهایی است که بصیرت و آگاهی بیشتری نسبت به خود و محیط رقابت داشته باشند.

منابع و ماخذ: ۱ - WWW.SCIP.ORG/CI/ ۲.WWW.READTHEBOSS.COM/DECEMBER/ARTICLES/COMPETITVE.HTM. ۳ - THE ADDED VALUE OF COMPETITVE INTELLIGENCE (WWW. ESCP-EAP.NE) ۴ - THE ۱۲ APPLICATION PRIORITIES FOR COMPETITVE INTELLIGENCE IN THE MODERN BUSINESS ENTERPRISE (WWW.KMWORLD.COM) ۵ - COMPETITVE INTELLIGENCE BASICS. (WWW.WORKSYS.COM) ۶ - WWW.OTTERBAIN.EDU. ۷ - WWW.RESEARCH.EAP.NET/GTILAB/. ۸ - WWW.FULD.COM. ۹ - TOWARDS ORGANIZATIONAL INTELLIGENCE (WWW.USERS.GLOBALANET.CO.UK). ۱۰ - TIMOTHY POWELL, CYNTHIA ALLGAIER, “ENHANCING SALES AND MARKETING EFFECTIVENESS THROUGH COMPETITIVE INTELLIGENCE, VOL. ۹ (۱۹۹۸). ۱۱ - COMPETITIVE BUSINESS INTELLIGENCE GATHERING AND ANALYSIS. (WWW.NATURE.COM). ۱۲ - DEVELOPING COMPREHENSIVE COMPETITVE INTELLIGENCE. (WWW.AICPA.ORG). جواد نجفی حقی: کارشناس ارشد مدیریت صنعتی

ماهنامه تدبیر

شیرپوینت چیست ؟ | SharePoint

شیرپوینت چیست ؟ | SharePoint

---

شیرپوینت چیست؟
پاسخ خیلی خلاصه این است: پورتال اطلاعات سازمانی مایکروسافت که اسناد و اطلاعات سازمانی، فرایندهای سازمانی، ارتباطات و همکاری‌های درون سازمانی، گردش فرم‌های اداری، هوش سازمانی و … را می‌توان در آن به سرعت و سادگی مدیریت کرد.
اما این اصلاً پاسخ مناسبی برای آشنایی با شیرپوینت نیست. به همین دلیل در مجموعه نوشته‌هایی سعی می‌کنم بعضی از قابلیت‌های مهم شیرپوینت را بازگو کنم. این کار قسمتی از بخش جدید وبلاگ فرا وب تحت عنوان شیرپوینت است. در این بخش جدید ضمن معرفی شیرپوینت و آشنایی با قابلیت‌های آن، مطالبی درباره توسعه راهکار در بستر شیرپوینت و همچنین نوشته‌هایی درباره نسخه جدید شیرپوینت یعنی شیرپوینت ۲۰۱۰ خواهید یافت.
در ابتدای این مجموعه مطالب در چند نوشته از ویژگی‌های شیرپوینت می‌نویسم. در ادامه سراغ نسخه‌های مختلف شیرپوینت و مزایا و معایب آن خواهم رفت و در انتهای مجموعه مطالب آشنایی با شیرپوینت از راهکارهایی که روی شیرپوینت قابل ارائه هستند خواهم گفت. با من همراه باشید.

ویژگی‌های مهم شیرپوینت
شیرپوینت ویژگی‌هایی دارد که آن را تبدیل به بهترین گزینه برای اجرای پورتال‌های سازمانی در سطوح مختلف کرده است. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:

۱-یکپارچگی و هماهنگی با دیگر محصولات و تکنولوژی‌های مایکروسافت
امروزه از محصولات مختلف مایکروسافت در سطوح مختلف از سیستم عامل گرفته تا محصولات نرم افزاری مرتبط با شبکه، مجموعه آفیس و ابزارهای توسعه، بانک‌های اطلاعاتی و … به شکل گسترده‌ای در سازمان‌ها استفاده می‌شود. SharePoint یکپارچگی و هماهنگی وسیعی با دیگر محصولات و فناوری‌های مایکروسافتی دارد که در ادامه به بعضی از آن‌ها اشاره می‌کنم:

Active Directory و شیرپوینت:
Active Directory در قلب شبکه‌های سازمانی، تنها مختص تعریف کاربران و گروه‌های مختلف کاری نیست. در اکتیو دایرکتوری با مشخص کردن چارت سازمانی می‌توانیم کار دیگر نرم‌افزارها را برای تعیین سطوح دسترسی یا گردش اطلاعات مشخص کنیم.
شیرپوینت مدلهای مختلف احراز هویت دارد. یکی از متداول‌ترین آن‌ها استفاده از اطلاعات کاربران در اکتیو دایرکتوری است. می‌توان شیرپوینت را به گونه‌ای تنظیم کرد که به طور خودکار خودش را با اکتیو دایرکتوری sync کند.

Microsoft Exchange‌ و شیرپوینت:
در شیرپوینت می‌توانید ارسال و دریافت ایمیل از طریق Exchange‌ Server داشته باشید. ارتباط خوب بین شیرپوینت و Exchange باعث می‌شود که بتوانید برای موارد مختلف از تغییر یک آیتم در یک لیست گرفته تا واگذاری یک وظیفه در پورتال به شما یک alert تعریف کنید تا برای شما ایمیل داخلی ارسال شود.

یکی از کارهایی که در پرنیان در حوزه شیرپوینت انجام می‌دهیم گردش کار بر پایه شیرپوینت است. گردش کارهایی که با هر مرحله پیشرفت در روال کاری قابلیت ارسال ایمیل برای درخواست دهنده و شخصی که وظیفه‌ای به وی واگذار شده را دارد. درخواست دهنده در ایمیل از وضعیت درخواستش مطلع می‌شود و شخصی که وظیفه‌ای به وی ارجاع شده با کلیک بر روی لینکی که به همراه ایمیل فرستاده می‌شود به فرم وظیفه راهنمایی و کارش را انجام می‌دهد و فرم را بسته به موقعیت به مرحله بعدی، قبلی، درخواست دهنده، بایگانی می‌فرستد یا آن وظیفه را به شخص دیگری ارجاع می دهد. همین سادگی!

Outlook و شیرپوینت:
اگر Outlook را جدا از نرم‌افزارهای معمول آفیس می‌آورم به این دلیل است که ارتباط بین این نرم‌افزار و شیرپوینت، امکانات فوق‌العاده‌ای به کاربر می‌دهد.در شیرپوینت تقویم وجود دارد که شما می‌توانید آن را با تقویم Outlook خود هماهنگ کنید. یا مثلاً لیست وظایف خود را با Task های نرم‌افزار Outlook به روز کنید.

ما یک محصول اتوماسیون اداری بر مبنای Outlook داریم. کاربر در Outlook‌ ضمن اینکه می‌تواند ایمیل عادی بفرستد و دریافت کند و از قابلیت‌های معمول Outlook استفاده کند به کمک اتوماسیون اداری پرنیان امکان ارسال و دریافت و انجام کار بر روی نامه‌های اداری را دارد. این یعنی تجمیع همه کارتابل‌ها. علاوه بر اینکه کارتابل‌های گردش کارها و بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری یکپارچه می‌شوند، امکان یکپارچگی با کارتابل دیگر نرم‌افزارها هم وجود دارد و این میسر نبود مگر به واسطه امکانات فوق‌العاده ارتباطی بین شیرپوینت و Outlook.

نرم افزارهای معمول Office و شیرپوینت:
مهم نیست سند Word آپلود می‌کنید یا Excel یا دیتابیسی در Access. شیرپوینت به شکل کاملی با نرم‌افزارهای کلاینت Office هماهنگ است. می‌توانید شیرپوینت را یک نسخه وبی از این نرم‌افزارها تصور کنید. مثلاً با کمک Excel Service عملاً قابلیت‌های Access را در محیط تحت وب شیرپوینت خواهید داشت. امکانات پیش فرض شیرپوینت در کتابخانه‌های اسناد و لیست‌هایش که شامل امکان مدیریت نسخ مختلف اسناد است به پیگیری و بررسی تغییرات اسناد کمک می‌کند. محیط تعاملی شیرپوینت امکان مشارکت دیگر کاربران در کار با اسناد را می‌دهد. ضمن اینکه همیشه می‌توانید خروجی‌هایی از اطلاعات مختلف خود در شیرپوینت به نرم‌افزارهایی نظیر Excel و Access داشته باشید.

SQL Server و شیرپوینت:
همه چیز در شیرپوینت در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌شود. اما این تنها ارتباط شیرپوینت با بانک اطلاعاتی نیست. اگر بخواهید گزارش‌هایی بر مبنای Reporting Services داشته باشید یا مثلاً یک داشبورد مدیریتی بر مبنای اطلاعات آنالیز شده (این با داشبورد مدیریتی استاندارد شیرپوینت بر مبنای Excel Services فرق دارد) Analysis Services در اختیارتان باشد و بعد با کمک نصب PerformancePoint بر روی شیرپوینت از Business Intelligence بهره ببرید شیرپوینت در کنار شماست.
Microsoft Project و شیرپوینت:

اگر برای مدیریت پروژه از مایکروسافت پراجکت استفاده می‌کنید، خبر خوب این است که Project Server با قابلیت‌های فوق‌العاده را تحت وب در اختیار دارید. Project Server مایکروسافت اساساً بر بستر شیرپوینت نصب می‌شود و البته از خود نرم‌افزار تحت ویندوز مایکروسافت پراجکت هم به عنوان کلاینت استفاده می‌کند.

InfoPath و شیرپوینت:
فرم‌های الکترونیکی خود را با InfoPath آماده کنید و به سادگی یک فرایند کاغذی را بر پایه شیرپوینت الکترونیکی کنید. اگر بخواهم مثالی بزنم باید به دو روش ایجاد گردش کارهای پرنیان اشاره کنم. ما با استفاده از ترکیب InfoPath، شیرپوینت،‌Exchange، بانک اطلاعاتی و وب سرویس و کمی کد برای موتور گردش کار، یک ساختار ایجاد کردیم که در کمترین زمان ممکن بتوانیم یک گردش کار جدید را ایجاد و در سازمان مستقر کنیم. گرچه خود کاربر هم می‌تواند گردش کارهای ترتیبی (Sequential) را ایجاد کند اما اگر بخواهیم یک گردش کار State محور آن هم بر اساس نیاز سازمان‌های ایرانی داشته باشیم دو روش پیشنهاد می‌کنیم: در روش اول فرم‌ها توسط توسعه دهندگان آماده و با کد گردش کار منطبق می‌شود. در روش دوم یک کد گردش کار کلی وجود دارد که قابلیت اتصال به هر فرمی که بعضی استانداردها را رعایت کرده باشد دارد.
یکی از مزایای اصلی این راه حل، امکان وجود گردش کارهایی مبتنی بر Workflow شیرپوینت و ویندوز با قابلیت ارجاع از هر مرحله به مرحله دلخواه به صورت دینامیک است.

Communications Server و شیرپوینت:
چت را درون سازمان به کمک Communications Server راه‌اندازی می‌کنید یا ارتباطات VoIP یا به اشتراک گذاری دسکتاپ اهمیتی ندارد. این محصول مایکروسافت نیز با شیرپوینت هماهنگ است. اگر وضعیت آنلاین بودن یک شخص را در چت مایکروسافتی در دیگر نرم‌افزارها مثلاً هنگام ارسال ایمیل در Outlook یا در خود Office Communicatorمی‌بینید، در شیرپوینت هم می‌توانید.

این‌ها بخشی از محصولات مایکروسافت بودند که شیرپوینت با آن‌ها یکپارچه و هماهنگ است. نرم‌افزارهایی نظیر مایکروسافت SharePoint Desinger اساساً برای کار با شیرپوینت عرضه شده‌اند یا فناوری‌های نظیر Silverlight در شیرپوینت به طور کامل پشتیبانی می‌شوند.در قسمت بعدی درباره جستجو در شیرپوینت که بی شک یکی از مهمترین قابلیت‌های شیرپوینت است صحبت می‌کنم.

هوشمندی کسب و کار و داشبورد های عملکرد

هوشمندی کسب و کار و داشبورد های عملکرد

فرایند تصمیم گیری در تمام مقاطع امری مهم به شمار می رود. هر روز تصمیماتی گرفته می شود که جهت دهی و کارائی سازمانی را که برای آن کار می کنیم تعیین می کند. این تصمیمات روی هزینه ها، فروش، سود، ... تاثیر می گذارد. کلید موفقیت سازمان انتخاب گزینه های درست و فرایند تصمیم گیری موثر است.

هوشمندی کسب و کار (Business Intelligence) یک مفهوم مدیریتی است که به مجموعه برنامه ها و تکنولوژی هایی اشاره می کند که امکان جمع آوری، آنالیز و دسترسی به داده های فرآیندهای سازمان را فراهم می کند. هوشمندی کسب و کار به سازمان ها کمک می کند که دانش جامعی از عوامل موثر بر کسب و کار را داشته باشند، نظیر استانداردها (Metric) در فروش، تولید و فرآیندهای داخلی که به تصمیم گیری بهتر سازمان کمک می کند.

یکی از ابزار های مورد استفاده در هوشمندی کسب و کار ابزاری به نام داشبورد می باشد که به همراه اجزا یک راه حل هوشمندی کسب و کار ، یک حلقه کامل مدیریت عملکرد را برای ما پشتیبانی می نماید . داشبورد ابزاری گرافیکی می باشد که وضیت شاخصهای عملکردی را به صورت در لحظه و سلسله مراتبی به نمایش در می آورد . سلسله مراتبی به این معنی است که ابتدا شاخصهای کلان را نمایش می دهد در صورت مشاهده وضعیت نا مطلوب در هر یک از شاخصها می توان آن شاخص را زیر ذره بین قرار داد . هر شاخص خود دارای چندین زیر شاخص می باشد که شاخص اصلی از روی آنها محاسبه شده است . با مشاهده زیر شاخصهای یک شاخص می توان فهمید که علت نامطلوب بودن یک شاخص کدامیک از زیر شاخصها می باشد . بدین ترتیب با مشاهده سلسله مراتب شاخصها می توان با مشاهده یک مورد نامطلوب ، علت را از روی سلسله مراتب زیر شاخصها متوجه شد و بلا فاصله اقدام به حل مشکل نمود . این نمایش وضعیت به وسیله رنگها و علائم انجام می پذیرد . مثلا برای یک شاخص رنگ سبز به معنی اندازه خوب شاخص ، رنگ زرد به معنی انحراف شاخص از هدف و رنگ قرمز به معنی رسید مقدار شاخص (انحراف از هدف) به حد بحرانی می باشد . یا مثلا در تحلیل روند ها فلش رو به بالا به معنی روند رشد مثبت یک شاخص در یک بازه زمانی ، فلش افقی به معنی ثابت بودن یک روند و فلش رو به پائین به معنی روند نزولی مقدار یک شاخص در طول زمان دارد .

حال نقش معماری هوشمندی کسب و کار در پشتیبانی از سیستم داشبورد در اینجاست که سیستم دشبورد برای نمایش وضعیت شاخصهای عملکردی نیازمند این است که این شاخص ها اندازه گیری شوند . دوم اینکه اندازه شاخصها به صورت سلسله مراتبی به یکدیگر مرتبط گردند به طوری که بتوان از روی مقادیر شاخص ها پی به علتها برد . سوم اینکه برای محاسبه مقادیر شاخصها ، نیازمند داده های خامی هستیم که در سراسر سازمان و حتی شبکه متشکل از سازمان و پیمانکارانش وسعت یافته است . و چهارم اینکه این اطلاعات توزیع شده در سازمان به صور مختلف نگهداری می شوند . مثلا ممکن است این اطلاعات در سیستم های اطلاعاتی جزیره ای ، فایلهای Excel و Access ، اسناد غیر الکترونیکی و در نهایت حتی در ذهن بعضی از افراد سازمان ، ذخیره شده باشند .

هوشمندی کسب و کار با فرآیندی به نام ETL (Extract – Transform - Load) به معنی " استخراج کردن ، تغییر دادن و بازیابی کردن " کلیه اطلاعات سازمان را به هر شکلی باشند و در هر کجا که باشند ، جمع آوری کرده و با یک فرمت مناسب در بخش دیگری از معماری هوشمندی کسب و کار به نام انباره داده ذخیره می کند . سپس از روی انباره داده یک مدل داده ای مبتنی بر شاخص به نام پایگاه داده چند بعدی ساخته می شود که اطلاعات را در قالب مقادیر شاخصهای به هم مرتبط و در یک ساختار سلسله مراتبی به صورت چند بعدی (شامل معیارها و بعد ها) در اختیار قرار می دهد . در نهایت سیستم داشبورد به پایگاه داده چند بعدی متصل شده و شاخصها را نمایش می دهد .

راهکار جامع بانکداری

راهکار جامع بانکداری

عمده ترین هدف یک بنگاه اقتصادی بقای بنگاه اقتصادی است. بقاء مستلزم توسعه است، زیرا در جا زدن یک بنگاه اقتصادی نه به منزله حفظ وضعیت موجود، بلکه به منزله عقب ماندن از چرخه رقابتی است که هر بنگاه اقتصادی را به عقب میراند و جای آن را به رقبا واگذار می نماید. توسعه مستلزم سرمایه گذاری مداوم و مستمر است و سرمایه گذاری در گرو سودآوری بنگاه اقتصادی است. سود که تفاوت میان درآمدها و هزینه هاست زمانی حاصل می شود که یک بنگاه اقتصادی چون از بیم خارج شدن از رقابت نمیتواند با افزایش قیمت، درآمدهایش را افزایش دهد ناگزیر است که هزینه های عملیاتی خود را کاهش دهد. و از آنجا که در تئوریهای مدیریت مدرن، هزینه معادل زمان است، از اینرو هر بنگاه اقتصادی می کوشد تا زمان اجرای عملیات را مستمرا کاهش داده تا با کاهش زمان، به کاهش هزینه های عملیاتی دست یابد. تکنولوژی، که کلید کاهش زمان است. در فرایند اجرائی خود زمان را می شکند، کار چندین ماهه را در کسری از هزارم ثانیه انجام میدهد و در یک قالب زمانی مشخص حجم عظیمی از کار را به اتمام میرساند . تکنولوژی، هزینه عملیاتی را از یکسو کاهش میدهد و از سوی دیگر درآمد را به سبب افزایش راندمان کار افزایش داده و در نتیجه بنگاه اقتصادی را سودآور نموده، گستره فعالیت آنرا توسعه میدهد و بنگاه را همواره در وضعیت رقابتی نگاه می دارد. بانکداری الکترونیک بانکداری الکترونیکی حرکت مستمر از یک مکانیزم فیزیکی و ایستا (Static) به‌ سوی یک معماری منطقی و پویا (Dynamic) است، تا ماموریت بانکداری الکترونیک را که بردن بانک به نزد مشتری به جای آوردن مشتری به بانک است، محقق سازد. از آنجا که هدف صنعت بانکداری گماردن منابع پس انداز به اهداف پولی توسعه اقتصادی است، هر بانک چه به عنوان سرمایه‌گزار یا تأمین کننده منابع پولـــــی و چه به عنوان شریک کاری که پاسخگوی تام و تمام سپرده گذاران و درخواست کنندگان تسهیلات است، ناگزیر است که به جمع آوری پولهای پراکنده ، سرمایه‌ای کردن آنها، اجتناب از ذخیره آنها و اختصاص بدون وقفه آنها به تقاضای کسب و کار پرداخته و منابع پولی پروژه‌های صنعتی، کشاورزی و خدماتی را فراهم سازد. چنین پروسه‌ای بانک را با مجموعه‌ای از مشتریان خود در ارتباط دو سویه و مستمر قرار داده، از یکطرف به جذب نقدینگی آنان می پردازد و از طرف دیگر با مشارکت در طرحهای توسعه، به ارزش افزوده پولی دست یافته، چرخهای کسب و کار را به حرکت در آورده و به پروسه تولید مدد می رساند. از این رو معیار ارزیابی ساز و کار یک بانک با تعداد متقاضیان رو به تزاید و کار آفرین آن بانک که با چه سهولتی و با چه سرعتی تقاضای درخواست تسهیلات آنان تحقق می یابد می‌تواند سنجیده شود. در این ارتباط سامان دادن روند رو به تزاید میزان پس‌انداز و اعطای تسهیلات بدون وقفه، در یک پروسه توام با نظارت و امنیت (Monitoring)، زمانی تحقق می‌یابد که بانک بتواند آن گروه از تکنولوژیهای بانکداری را که به کاهش چشمگیر استفاده از پول نقد، افزایش انجام تراکنشهای بانکداری در خارج از شعبه، ارتقاءکیفیت ارتباط با مشتریان و فراگیر کردن اعطای تسهیلات و خدمات بانکداری در شبکه خود منجر میگردد به خدمت بگیرد. تکنولوژی بانکداری الکترونیک بانکداری الکترونیک پیش از آنکه بانک را در یک محدوده جغرافیائی بگنجاند و دسترسی به خدمات آنرا معطوف به شعبه و محدود به ساعتهای اداری کند آنرا مبدل به شبکه‌ای می‌کند که در همه جا و در هر زمانی قابل دستیابی است و برای اینکار از آن گروه از تکنولوژیهای اطلاعاتی بهره می‌گیرد که خدمات و تسهیلات بانکی را با هزینه مناسب در همه جا و در همه وقت در اختیار مشتریان قرار میدهد. در این فرآیند تکنولوژی کارت (Card Technology) برای جایگزینی پول نقد، تکنولوژی سوئیچ (Switch) برای تسویه حسابهای بانکی، تکنولوژی شبکه (Network) به منظور سیال و روان نمودن تراکنش‌های (Transaction) عملیات بانکداری و تکنولوژی Core banking به منظور اجرای خدمات بانکداری که پرسنل بانک را از اجرای کارهای یکنواخت آزاد میسازد، در این معماری تعبیه می‌گردند. علاوه بر آن تکنولوژی اینترنت (Internet Banking) و تکنولوژی IVR که امکان ارتباط مشتری با بانک را از راه دور فراهم میسازند و به افزایش تراکنش‌های بانکی در خارج از بانک و شعبه توفیق می‌یابند نیز در این معماری نهادینه می شود. تکنولوژی کارت (Card Management System) در سطح ملی و در فرم کارت بدهکاری (Debit) و یا کارت اعتباری (Credit) ، با استفاده از دستگاههای دریافت و پرداخت ATM که در همه جا می‌توانند نصب گردند و یا با استفاده از ماشینهای فروشگاهی (POS) ، هم امکان تراکنش تبادل پول را توسط کارت در مواقع ضروری امکان‌پذیر می‌نمایند و هم به عنوان ابزار پرداخت بکار گرفته میشوند تا استفاده از پول نقد را کاهش دهند . تکنولوژی سوئیچ به عنوان یک متمرکز‌کننده و مسیریاب مجهز به ابزارهای ضد ویروس و ضد نفوذ که در مرکز شبکه مستقر میگردد، تراکنش‌های عملیات بانکداری را دریافت ، توزیع و در نهایت با استفاده از نرم افزارهای Retail Banking تمامی تغییرات انجام شده را روی حسابهای بانک اعمال نموده و عملیات دستی اتاقهای پایاپای را چه در سطح بانک و چه در سطح صنعت بانکداری حذف می‌نماید. تکنولوژی شبکه، اعم از زمینی و ماهواره‌ای، مجهز به ایستگاههای بازرسی و کنترل الکترونیکی ، تراکنش عملیات بانکداری را در درون شبکه سیال و روان نموده و آنها را در نهایت متمرکز و هماهنگ می‌نماید. تکنولوژی ارتباط با مشتریان ، کارکنان بانک را قادر می‌سازد تا به جای انجام کارهای خسته‌کننده ، ضمن تماس مستمر با مشتریان هم به فرایند جذب نقدینگی بیشتر سپرده‌ها مدد رسانند، و هم نیاز وام‌گیرندگان را بر آورده سازند و هم به وصول مطالبات بانک همت گمارند . امنیت اطلاعات بانکداری الکترونیکی به مشتریان بانک اجازه می‌دهد تا با رعایت روشهای کاری مشخص و استفاده از پروتکل‌های استاندارد نسبت به افتتاح حساب از راه دور اقدام نمایند و با استفاده از رمز اختصاصی به دورن شبکه بانکداری راه یافته، از ایستگاههای بازرسی و کنترل عبور نموده، مبلغی به حساب خود واریز و یا از آن برداشت نمایند. چنین فرآیندی مبین این واقعیت است که تراکنش‌های عملیات که در بانکداری سنتی قابل رؤیت است، در بانکداری الکترونیک پنهان از دید مستقیم بانکداران صورت می‌پذیرد و همین نامرئی بودن ظاهری تراکنش‌ها گاهاً موجب تردید در بکارگیری این معماری میگردد. واقعیت اینست که در بانکداری الکترونیک به جای کنترل چشمی اطلاعات و ارقام مندرج در اسناد بانکداری که دور از خطا نیست، از کنترل الکترونیکی ارقام و اطلاعات که به مراتب دقیق‌تر، همه‌جانبه‌تر، با قابلیت اعتماد به مراتب افزون‌تر و دور از خطای انسانی است بهره گرفته میشود که این امر به نوبه خود مستلزم درک عمیق از ساز و کار معماری بانکداری الکترونیکی است. این آگاهی هم می‌تواند کلید به زیر کنترل درآوردن این تکنولوژی را که همانند هر تکنولوژی دیگر قالب‌های زمانی اجرای عملیات را می‌شکند و به تبع آن هزینه‌های رو به تزاید بانکداری سنتی را مستمراً کاهش میدهد در اختیار بانکداران قرار دهد و هم میتواند این واقعیت را آشکار سازد که بانکداری الکترونیکی به لحاظ همه زمانی بودن و همه جائی بودن، هم تعداد سپرده‌گذاران را افزایش میدهد. و هم عاملی است که سپرده‌های جمع آوری شده را بدون درنگ در اختیار وام گیرندگان قرار میدهد. نظام نرم افزاری بانکداری الکترونیک نظام Core/ Retail banking که در حوزه سپرده‌ها، حوزه تسهیلات و حوزه خدمات، عملیات بانکداری را به سامـــــان میرسانند با بهره‌گیری از امکانات دفتر کل الکترونیکی (General Ledger) ، ارتباط مجازی بین عوامل تشکیل دهنده صنعت بانکداری را از حساب تا مشتری، از مشتری تا شعبه و از شعبه تا بانک فراهم میسازند. سیستمهای نرم افزاری Core banking از آنجا که بانک را به عنوان یک کلیت در منظر ارزیابی بانکداران قرار میدهد، تصویری روشن و فشرده (Consolidate) از عملکرد بانک را در حوزه سپرده ها، تسهیلات و بانکداری بین المللی به نمایش می گذارد و سیستمهای نرم افزاری Retail banking از آنجا که مشتریان بانک را به تفکیک در منظر ارزیابی بانکداران قرار میدهد تصویری روشن از جزئی ترین عملکـــــــرد هر مشتری را در اختیار بانکداران قرار می دهد. بانکداری الکترونیکی بانک را قادر میسازد که آن بخش از فعالیتهای خود را که ارتباطی با ساز و کار بانکداری ندارد به خارج از بانک واگذار نماید . در این تحول بانکداری باجه‌ای (Kiosk banking) بدون نیاز به متصدی، مجهز به دستگاههای دریافت و پرداخت و مجهز به نرم افزار‌های خاص خود ، دسترسی به پول نقد و برخی از دیگر سرویسهای بانکی را در تمامی شبانه‌روز فراهم مینمایند . شعبات بانک که در شکل سنتی آن مشتریان خود را به خود وابسته کرده‌اند و همانند یک بانک کوچک ولی تمام عیار بدون آنکه ارتباطی با یکدیگر داشته باشند در هر کوی و برزن فعالیت می‌نمایند ، به صورت یک گره از هزاران گره شبکه بانکداری در می‌آیند. آنچه در این فرآیند مشهود است برچیدن عملیات بانکداری از درون شعبه و تمرکز آن در مرکز بانک است که با طبیعت متمرکز صنعت بانکداری علیرغم پراکندگی شعبات آن خوانائی بیشتری دارد و به استقلال مشتری از شعبه و ارتباط وی با بانک و در نهایت به ارتباط مشتری با نظام بانکداری منجر می‌گردد. در این فرایند نرم افزار بانکداری الکترونیکی استراتژی اطلاعاتی بانک را نیز تدوین می کند. پاسخ به اینکه چه اطلاعاتی به چه شکلی و در چه زمانی به درد چه کسی می خورد ، حجم فراوانی از آنچه را که امروزه اطلاعات خوانده میشود حذف می‌نماید، به تنوع شکلهای متعدد اطلاعات برای سهولت استفاده در سطوح بانک توفیق می یابد، تولید و ارسال اطلاعات را زمانبندی می‌کند و به شناسائی دقیق‌تر تولید‌کنندگان و گیرندگان اطلاعات دست می‌یابد. در چنین شرایطی مقررات بانکداری و بخشنامه‌های مرتبط با آنها، به ناگزیر ساده و روان شده و ضمن مطابقت با استانداردهای رایج بانکداری الکترونیکی برای مدتهای طولانی‌تر بکار گرفته میشوند. در این تحول ارتباط دو سویه بانک با سایر بانکهای بین‌المللی که از استانداردها و پروتکل‌های مشابهی بهره می‌گیرند بدون برخورد با مانعی برقرار میگردد. در چنین فرایندی بانکداری الکترونیکی بانک را قادر میسازد تا هزینه‌های عملیاتی بانک را در تمامی سطوح بانک تا سطح شعبه، باجه ، ایستگاه کاری و تا سطح یک تراکنش بانکی برآورد نموده، به هزینه‌های واقعی‌تر دست یافته و به کاهش مستمر آن همت گمارد. راه حل اجرایی شرکت پدیسار انفورماتیک در راستای اجرایی نمودن راهکار جامع بانکداری مجموعه ای از محصولات ذیل را فراهم و بصورت یک مجموعه یکپارچه ارائه می نماید.     Bancs از شرکت TCS جهت بانکداری کلان / خرد (Core / Retail Banking) Magix از شرکت M2M جهت سیستم مدیریت پرداخت توسط کارت (Card Management System) Oracle Financial از شرکت Oracle جهت مدیریت مالی شامل دفتر کل دارایی (General Ledger)، دارایی ثابت (Fixed Asset)، حسابهای پرداختنی (Accounts Payable)، حسابهای دریافتنی (Accounts Receivable)، مدیریت وجوه نقد (Cash Management) UCI از شرکت Altitude جهت مدیریت مراکز پاسخگویی و تماس (Contact Center) Hummingbird BI از شرکت Hummingbird جهت هوش تجاری در بانکداری (Business Intelligence) PDMT /Padisar Data Mapping Tool از شرکت Padisar جهت عملیات مهاجرت اطلاعات از سیستم های قدیمی (Data Migration)

منبع: شرکت پدیسار انفورماتیک

http://www.padisarco.com/SolutionDetail.aspx?SolutionID=210

هوش تجاری

هوش تجاری

مقدمه

امروزه با رشد فناوری اطلاعات در شهرداری‌ها، حرکت به سوی داشتن زیرساخت­های توانمند فن­آوری اطلاعات از جمله سیستم‌های اطلاعاتی از چالش­های استراتژیک شهرداری‌ها می‌باشد، به شکلی که شاهد آن هستیم در طی دوره­های مختلف مدیران با پیاده­سازی سیستم‌های اطلاعاتی مختلف در شهرداری سعی در کسب آگاهی مناسب در خصوص عملیات موجود در سیستم خود می‌نمایند.

سیر تحول سیستم‌های اطلاعاتی در شهرداری،  با تولد سیستم‌های درآمد، نوسازی، حسابداری، حقوق و دستمزد در دهه هفتاد در کشور شکل گرفت و با ظهور سیستم‌های یکپارچه شهرسازی و مالی اداری به اوج خود رسید  و تا شکل­گیری سیستم‌های هوش تجاری در دوره کنونی پیش رفته به شکلی که امروزه کمتر شهرداری­ای را فارغ از ابتدایی­ترین سیستم اطلاعاتی می بینیم. ولی مهمترین ویژگی که دوره کنونی دارد تمایل مدیران و سیاستگذاران شهرداری‌ها به کنترل و هدایت صحیح فرآیندهای سیستم خود به صورت لحظه به لحظه و تولد  نرم­افزارها و سخت­افزار های مناسب این کار می‌باشد]1[،[7].

درحالی که سیستم‌های عملیاتی همچون درآمد، نوسازی، حسابداری و.. عوامل حیاتی برای شهرداری هستند متاسفانه هنگامی که این سیستم‌ها، علیرغم اینکه تراکنش‌ها و تعاملات داده‌ها را  در پیشخوان‌های شهرداری بخوبی اجرا می‌نمایند، در برابر گزارش­گیری، تحلیل و دسترسی به داده‌ها با مشکلات عدیده­ای مواجه می‌شوند، که عمده این مشکلات  ناشی از عدم بکارگیری تکنولوژی مناسب در این زمینه می‌باشد. شکل (1) پنج نسل مختلف از فن‌آوری‌های سیستم‌های اطلاعاتی را نشان می‌دهد که راهگشای بسیاری از مشکلات فعلی در سیستم‌های اطلاعاتی شهرداری‌ها است]1[،[7].  

شکل (1): تکامل نسل­های مختلف فن‌آوری‌های مورد استفاده  در سیستم‌های اطلاعاتی از سال 1975 تا 2020[7]

اینک با رشد صنعت فن‌اوری اطلاعات و کسب تجربیات گوناگون (تجارب پنج نسل که در شکل (2) نشان داده شده است) در حوزه جمع­آوری، ذخیره­سازی و بازیابی اطلاعات، موضوع "معنا بخشیدن به داده­ها" و آسان کردن فرآیند تصمیم­سازی، هم­زمان در مرکز توجه کارشناسان فن‌اوری اطلاعات و متخصصان علم مدیریت و کسب و کار قرار گرفته است.  "راه حل پایگاه داده تحلیلی و هوش تجاری" فن‌اوری جدیدی است که پس از جمع آوری، ذخیره، پاکسازی، تجمیع، تحلیل و بازیابی اطلاعات، فرآیند تصمیم‌گیری را برای مدیران آسان می­سازد]3[. به‌عبارت دیگر هوش تجاری را می‌توان همانند یک پالایشگاه[i] داده تصور کرد که گردش داده درآن موجب ارزش افزوده برای شهرداری خواهد شد[6]. [i] Refinery

شکل (2): هوش تجاری همانند یک پالایشگاه داده[6]

هوش تجاری یعنی دراختیار قراردادن اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب برای اخذ تصمیم مناسب.

در ادامه سعی بر این است که کاربران فن‌آوری‌های اطلاعاتی را در شهرداری شناسایی و آنان را بر اساس نیازهایشان دسته بندی نموده و سپس فن‌آوری‌های مورد نیاز را برای پاسخگویی به هر گروه تشریح شود.

دسته بندی کاربران درشهرداری، نیازهای آنها و نحوه بهره­گیری آنها از فن‌آوری‌های اطلاعات

 کاربران موجود در شهرداری  به سه دسته اصلی بشرح زیر تقسیم می­شوند:

• کاربران عملیاتی

کاربران سیستم‌های عملیاتی هستند که در جهت ارائه خدمات شهرداری همچون خدمات صدور پروانه و گواهی، دریافت عوارض و غیره، ارتباط مستقیم و رور در رو با شهروندان دارند.  نیازهای این گروه از کاربران عبارتند از :

• دسترسی سریع به محتویات پرونده­ها
• دسترسی سریع به ضوابط ملاک عمل
• خودکار سازی عملیات محاسباتی
• گردش پرونده­ها

نیازهای این گروه از کاربران توسط برنامه­های عملیاتی که دارای قابلیت­هایی همچون ثبت و فراخوانی اطلاعات، جستجو و دسترسی سریع و آسان به محتویات پرونده­ها، خودکارسازی محاسبات و گردش­کارها طراحی و پیاده­سازی شده­اند تامین می‌شود. همانطور که قبلاً نیز اشاره شد بسیاری از شهرداری‌های کشور در خصوص بکارگیری از سیستم‌های عملیاتی به مرحله بلوغ رسیده‌اند]2،1[،[6].

• تحلیلگران و متخصصان

این گروه از کاربران متخصصان و کارشناسانی هستند که داده­های موجود در سیستم‌های عملیاتی را دریافت کرده و پس از دسته­بندی، اقدام به تجزیه و تحلیل بر روی آنها می‌نمایند وسپس آنها را در قالب­های خاصی جهت تصمیم­گیری در اختیار مدیران ارشد قرار می­دهند. این گروه از کاربران می­خواهند بدانند که در شهرداری چه اتفاقی افتاده است؟ عوامل بروز اتفاق چه بوده است و چه اتفاقی در شهرداری در حال وقوع می‌باشد؟ عمده نیازهای این گروه از کاربران عبارتند از :

• نظارت بر عملکرد کاربران اجرایی
• پرس‌وجوهای موضوعی برای تصمیم­سازی

نیازهای این گروه از کاربران با استفاده از برنامه­های کاربردی ویژه‌ای که امکان مدل­سازی‌های آماری و پرس­وجوهای موضوعی را داشته باشند برآورده می‌شود. تفاوت اساسی در نیازهای این گروه از کاربران با کاربران عملیاتی موجب شده است که بکارگیری فن‌آوری‌های مورد استفاده در خصوص کاربران عملیاتی قادر به پاسخگویی به نیازهای این گروه از کاربران نباشد. همانطور که در شکل شماره (1) نشان داده شده است برای پاسخگویی به نیازهای این گروه از کاربران باید  به فن‌آوری‌های هوش تجاری  همچون پایگاه داده­ای تحلیلی، داشبوردهای مدیریتی  و داده­کاوی متوسل شد]2،1[،[6].

• تصمیم گیران و سیاستگذاران  شهرداری

این گروه از کاربران شامل مدیران ارشد و سیاست­گذاران شهرداری هستند که تصمیمات لازم را در خصوص اداره شهرداری اتخاذ می‌نمایند. عمده نیازهای این گروه از کاربران عبارتند از :

دسترسی سریع به شاخص‌های کلیدی عملکرد مجموعه شهرداری و ارزیابی آنها. در واقع کاربران این گروه نیازهایشان براساس «آنها می­خواهند چه اتفاقی در شهرداری بیفتد؟» می‌باشد.

نیاز های این گروه نیز در قابل کارت‌های امتیاز متوازن از پیش تعریف شده و ابزارهای گزارشگیری پاسخ داده می‌شود که همانند گروه دوم از فن‌آوری‌های کارت‌های امتیاز متوازن، داده­کاوی از مجموعه فن‌آوری‌های هوش تجاری است]2،1[،[6].

هفت مسأله‌عمده که توسط راهکار  هوش تجاری هدف قرار گرفته‌اند

• سازمان نیازهای اطلاعاتی ضروری و حساس خود را تشخیص نمی‌دهد یا نمی‌شناسد.
• سیگنال‌های ضعیف از فضا و محیط کسب‌ و کار دریافت نمی‌شود یا قابل تشخیص نیستند.
• اطلاعات و داده‌هایی که از برخی منبابع بیرونی می‌رسند به‌گونه‌ای بهینه‌ای جمع‌آوری نشده‌اند.
• اطلاعات و دانش پرسنل سازمان به‌صورت بهینه مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
• حجم اطلاعاتی که باید ذخیره، دسته‌بندی، پردازش و تحلیل شوند خیلی زیاد است.
• ابزارها سیستم‌های اطلاعاتی و محاسباتی ناکارآمد به‌نظر می‌رسند]4[.

از اطلاعات و داده‌های موجود در سازمان درست استفاده نمی‌شود.

گام‌های پیاده سازی هوش تجاری در شهرداری

برای پیاده سازی هوش تجاری در شهرداری پنج مرحله زیر را به ترتیب باید انجام داد.

1. شناسایی منابع داده

منابع اطلاعاتی بسیاری در شهرداری‌ها وجود دارد اولین قدم شناسایی منابع داده‌ای در شهرداری‌ها می‌باشد. سوابق املاک، اصناف، پروژه‌ها، طرح‌ها، قراردادها، پژوهش‌ها، اسنادمالی، دستورالعمل‌ها و نقشه‌های طرح‌های تفصیلی و اجرایی، کتابچه‌های ضوابط و مقررات و بخشنامه‌ها بخشی از داده‌های کاغذی در شهرداری ها می‌باشند . همچنین داده‌های موجود در سیستم‌های عملیاتی که بصورت مکانیزه در حال سرویس‌دهی به شهروندان هستند نیز منابع بسیار مهم داده‌ای در شهرداری می‌باشند. این منابع در اولین قدم باید بخوبی شناسایی و مورد بررسی قرارگرفته و منابع مورد نیاز برای پیاده‌سازی هوش تجاری به دقت انتخاب شوند]2 [.]زد6

2. استخراج ، تبدیل و بارگذاری داده ها (ETL(Extract transfer loading

برای منابع داده‌های کاغذی باید اقلام مورد نیاز از هرمنبع را مشخص نمود و سپس آنها در قالب فرم های مورد خاصی طراحی نمود، سپس دستورالعمل‌های لازم برای برداشت داده‌ها از منابع کاغذی تهیه و تنظیم شود، تیم‌های مورد نیاز برای استخراج داده ها از بایگانی‌های شهرداری باید سازماندهی و آموزش‌های لازم به آنها داده شود، سپس اطلاعات استخراج شده به بانک‌های اطلاعاتی وارد شوند و نهایتا کنترل‌های لازم برای پالایش داده‌های جمع آوری شده باید انجام شوند و اعتبار داده‌های جمع آوری شده باید مورد برسی و تایید قرارگیرد]2 [،[5].

3. تجمیع داده

داده‌های جمع آوری شده از منابع مختلف اعم از سیستم‌های عملیاتی و منابع کاغذی وسایر منابع  باید دسته بندی شده و در یک پایگاه داده‌ای تحلیلی جمع آوری و سازماندهی شوند.

4. تحلیل داده‌های جمع آوری شده

در این مرحله باید شهرداری شاخص‌های کلیدی عملکرد را شناسایی نموده و متریک‌هایی را برای اندازه گیری آنها مشخص نماید، سپس با استفاده از فن‌آوری‌های داده کاوی و پردازش‌های تحلیلی برخط انواع تحلیل‌های موضوعی و مدلسازی‌ها بر روی اطلاعات موجود در پایگاه اطلاعاتی بوجود آمده انجام می‌شود[5].

5. ارائه اطلاعات

تحلیل‌های انجام شده با استفاده از فن‌آوری‌های داشبورد،کارت‌های امتیاز متوازن و ابزارهای گزارش‌گیری به ساده‌ترین شکل در اختیار کارشناسان ، مدیران و سیاستگذاران شهرداری قرار خواهد گرفت. در شکل (3) گام‌های اساسی پیاده سازی هوش تجاری در شهرداری را مشاهده می‌کنید[5].

شکل (3): گام‌های اساسی پیاده‌سازی هوش تجاری در شهرداری[5]

تفاوتهای اساسی بین سیستم‌های عملیاتی و هوش تجاری

تفاوت‌های اساسی در عملکرد سیستم‌های عملیاتی و هوش تجاری در جدول (1) آمده است. همچنین در جدول (2) مقایسه وضعیت داده‌ها در سیستم‌های اطلاعاتی و هوش تجاری را مشاهده می‌کنید[6].

جدول (1): تفاوت‌های اساسی در عملکرد سیستم‌های عملیاتی و هوش تجاری

سیستم‌های عملیاتی	سیستم‌های هوش تجاری
خودکارسازی فرآیندها[i]	پشتیبانی از تصمیم سازی[ii]
طراحی شده برای تاثیر پذیری	طراحی شده برای تاثیر گذاری
ساختار کسب و کار[iii]	منطبق بر کسب و کار[iv]
نسبت به وقایع اتفاق افتاده واکنش نشان میدهند	وقایع را قبل از اتفاق پیش بینی می کنند
مبتنی بر فرآیند	مبتنی بر پرس و جو

[i] Automated processes

[ii] Support decision making

[iii] Structure business

[iv] Adopt to business

جدول (2): مقایسه وضعیت داده ها در سیستم‌های اطلاعاتی و هوش تجاری[6]

سیستم‌های عملیاتی	سیستم‌های هوش تجاری
داده‌های جاری	داده‌های تاریخی
بهنگام سازی ادامه دار داده ها	تصویر برداری لحظه ای متناوب [i]
منبع ثابت[ii]	یکپارجه [iii]
کاربرد گرا[iv]	موضوع گرا[v]
فقط مبتنی بر جزئیات	جزئیات ، خلاصه برداری و استشقاقی[vi]

[i] periodic snapshot

[ii] Source -specific

[iii] intelligent

[iv] Application oriented

[v] Subject oriented

[vi] derived

گام اول: چه چیزی اتفاق افتاده

گزارش­گیری درخصوص اتفاقات حادث شده در شهرداری در جهت استفاده از اطلاعات موجود گزارش­گیری و جستجو در منابع اطلاعاتی عملیاتی شهرداری است. دراین مرحله گزارش­هایی از واقعیات جاری شهرداری در قالب گزارش‌هایی که بطور معمول بسیار طولانی و شامل اطلاعات جزییات عملیات است، بوجود می‌آیند گزارش­هایی همچون آمارصدور پروانه و گواهی های صادر شده، آمارکاربری­های موجود،کاربری­های پیشنهادی، میزان عوارض وصول شده، عملکرد کاربران سیستم‌های عملیاتی ، میزان بدهی‌های معوق ، آمار املاک داری مجوز ، اصناف فاقد مجوز و... ]2 [،[6].

گام دوم: چرا این اتفاق رخ داد؟ (Why did happened)

تحلیل اینکه چرا آن اتفاق در شهرداری رخ داد. بدین منظور یک پایگاه اطلاعات ایجاد شده و اطلاعات کلیدی از سیستم‌های عملیاتی در شهرداری استخراج شده و به آن منتقل می‌شود. اینکار با یکپارچه­سازی منابع مختلف اطلاعاتی نه تنها مغایرت­ها را از بین می­برد بلکه با قابلیت‌های قدرتمند مقایسه تاریخی اطلاعات و گزارش‌گیری چندبعدی کمک موثری به تحلیل و ریشه­یابی مسایل شهرداری می­کند. پردازش تحلیلی داده­ها و استفاده از چارت­ها، نمودارها، نقشه­ها، سمبل­ها و تصاویر از مشخصات این مرحله از بلوغ درشهرداری خواهد بود[6]

گام سوم : چه اتفاقی در حال وقوع است؟  (What is happening)

در این مرحله داشبورد مدیریتی و کارت امتیازهای عملکردی برای واحدهای مختلف در شهرداری ایجاد می‌شود. همچنین شاخص­های کلیدی عملکرد براساس اهداف و استراتژی‌های شهرداری  تعریف می­شوند و مدیران و سیاستگذاران شهرداری می­توانند با استفاده از داشبورد، کارنامه عملکرد وگزارش‌های تحلیلی، به پایش اهداف استراتژیک شهرداری بپردازد. کاربرد داشبورد و کارت‌های امتیاز بیشتر در این مرحله خواهد بود که در ادامه به نقش و بررسی جایگاه آنها پرداخته شده است[6].

گام نهایی:چه اتفاقی خواهد افتاد؟ (What will happened)

استفاده از تحلیل­های پیشرفته برای یافتن پاسخ یک سوال مشخص است که با تحلیل­های پیشرفته و داده­کاوی قابل انجام خواهند بود. چرا اکثر شهرداری‌ها داده­های تاریخی موجود در پرونده­ها را خلاصه برداری کرده و در بانک­های اطلاعاتی سازماندهی کرده­اند. تحلیل­های پیشرفته به شهرداری  کمک می­کنند تا فرآیندهای موجود را بهینه سازند، رفتار شهروندان  را بهتر درک کنند، فرصت‌های ناشناخته را شناسایی کنند و مشکلات را قبل از اتفاق افتادن شناسایی کنند. تحلیل­های پیشرفته تکنیک­ها و تکنولوژی‌هایی برای کمک به مدیران شهرداری هستند که از ترکیب روش­های آماری، ریاضیات پیشرفته و هوش مصنوعی به همراه تکنیک­های مدیریت داده بدست می‌آیند.

گام­های اساسی پیاده­سازی هوش تجاری در شهرداری  براساس میزان ارزش افزوده­ای که در هرگام بدست می آید در شکل(4) نشان داده شده است.

شکل (4): گام‌های اساسی پیاده‌سازی هوش تجاری بر اساس میزان ارزش افزوده

همانطور که در نمودارهای فوق ملاحظه می‌شود فن‌آوری­های داشبورد , کارت‌های امتیاز و انباره داده­ها بعنوان فن‌آوری‌های کلیدی و زیرساختی هوش تجاری عمل می­کنند که شرح مختصری  از عملکرد و چگونگی بکارگیری آنها در استقرار پلاتفرم  هوش تجاری پیشنهادی در شهرداری خواهد آمد[6,8,9].

نکات مهم در طراحی و پیاده‌سازی داشبورد

• شناخت درست شهرداری اعم از وظایف، ماموریت­ها و مخاطبان[6]

• شناخت درست شاخص­های عملکرد موجود در شهرداری]2[

• شناخت درست از نیازهای مدیران با لحاظ کردن استراتژی­های بلند مدت و کوتاه مدت در شهرداری

• شناخت متریک­های مهم در شهرداری

• همکاری متقابل تیم مدیریتی شهرداری با تیم های عملیاتی پروژه

داشبورد چیست ؟

کلمه داشبورد الهام گرفته از مجموعه ابزارهای داخل هواپیما یا خودرو می‌باشد و هدف اصلی‌آن‌ در هر سه ‌مورد خودرو، هواپیما و سازمان ‌یکی ‌است: مشاهده ‌اطلاعات مورد نیاز و هدایت‌ ‌یک‌ سیستم ‌پیچیده. می­توان ادعا کرد که امروزه هدایت شهرداری‌ها، به مراتب پیچیده­تر از هدایت یک هواپیما است. بنابراین مدیران جهت اجرای ماموریت سازمان‌ و حرکت‌ در راه ‌آرمان­های‌ آن، حداقل‌ به ‌وسایلی ‌که ‌نمایانگر جنبه‌های‌ مختلف‌ عملکرد سازمان ‌و هدایت ‌آن ‌است ‌نیاز ‌دارند. یک قانون مدیریت این است که شما نمی‌توانید چیزی را که قابل اندازه‌گیری نیست، به‌خوبی مدیریت کنید. به همین منوال می­توان اذعان داشت که نمی­توان آنچه را که قابل مشاهده و دیدن نیست اندازه گرفت و این‌ جایی است‌ که‌ بحث ‌داشبوردهای ‌سازمانی‌ ضرورت‌ می‌یابد. داشبوردهای سازمانی که یک مفهوم جدید در مدیریت اطلاعات ارائه داده است، ابزار دیداری داده‌های حیاتی است که مجموعه انبوهی از تحلیل­های مربوط به فرایند مدیریتی را در زمینه‌های مورد نیاز به افراد مربوط ‌ارائه ‌می‌دهد.

کاربرد اصلی داشبوردهای سازمانی صرفاً گزارش­دهی و گزارش‌گیری نیست. وظیفه اصلی داشبوردهای سازمانی ارائه به‌هنگام اطلاعات مورد نیاز به افراد مربوط برای مدیریت دانش و واکنش سریع به تغییرات است. تصور کنید که داشبورد خودرو، گزارش جزئیات مقدار بنزین مصرف شده در هر روز یا هر ماه را نشان دهد، این گزارش چندان مورد استفاده قرار نمی­گیرد چرا که کیفیت اطلاعات در زمان مناسب برا‌ی تصمیم­گیری سریع نادیده گرفته شده است. به‌جای آن باید جزئیات کمیت کنونی بنزین یعنی مقدار بنزین موجود را نشان دهد، چرا که کیفیت این اطلاعات برای تصمیم‌گیری‌ سریع‌ مورد نیاز است. با توجه به تعاریف، یک نکته که معمولاً به اشتباه گرفته می­شود این است که داشبورد تنها برای مدیران ارشد به منظور ارائه اطلاعات جامع از عملکرد سازمان به آنها، مورد استفاده قرار می­گیرد. این برداشتی کاملاً اشتباه بوده چرا که امروزه تکنولوژی داشبورد سازمانی به گونه­ای است که می‌تواند در سطوح مختلف سازمان استقرار یابد و بدین منظور داشبوردهای مختلفی تعریف شده‌اند که هدف نهایی تمامی آنها ارائه سریع و به‌هنگام اطلاعات به مدیران و کارکنان سطوح مختلف سازمان برای آگاهی از شرایط متغیر و اتخاذ تصمیم‌های صحیح با توجه به آنهاست.

دستاوردهای ناشی از پیاده سازی هوش تجاری در شهرداری

تدوین ‌و ارائه ‌شاخص‌ها:

برای شهرداری فهم و یکپارچه­سازی داده­ها در تمامی سطوح بزرگترین چالش به شمار می­آید و تدوین مقیاس­های اندازه­گیری، به روز نگه داشتن، مقایسه و تمرکز بر آنها در شهرداری مشکلی همیشگی است که با ورود هوش  سازمانی به تمامی این مشکلات خاتمه داده می‌شود. داشبوردها در مشاهده شاخص‌های حیاتی به تمامی سطوح شهرداری یاری می­رسانند و به کاربر امکان دنبال کردن جایگاه شهرداری توسط شاخص‌ها را می‌دهند. با دنبال کردن شاخص‌های متعدد و مورد نظر و تحلیل روندها می­توان درک بهتر از اینکه شهرداری چگونه عمل می کند، و فهم عمیقتری از موارد حیاتی شهرداری کسب کرد.

مشاهده سلامت شهرداری در یک نگاه:

داشبوردها با ارائه مقیاس­ها و شاخص‌های حیاتی شهرداری به‌صورت دیداری و در نمودارهای مختلف، امکان درک وضعیت شهرداری را تنها در یک نگاه فراهم می­سازند و تصویری از سلامت واحدهای مختلف شهرداری در یک صفحه با یک نگاه را ارائه می‌دهند.

تشخیص‌ مشکلات‌ بالقوه‌ پیش‌ از تبدیل ‌به ‌بحران

داشبوردها با ارائه اطلاعات به­موقع برای افراد مربوط، امکان تشخیص وقوع مشکلات بالقوه شهرداری را برای مدیران فراهم می‌کند، تا قبل از تبدیل شدن مشکلات به بحران تشخیص داده شوند. داشبوردهای سازمانی با قابلیت کندوکاو و کلیک کردن بر هر مورد، می­توانند جزئیات و نمودارهای بیشتری را ارائه کنند و به داده‌های زیرین و تاریخچه آن دسترسی پیدا کنند و ریشه ضعف­ها و مسائل را نشان دهند. داشبوردها با اعمال سیستم اخطار که معمولاً با اعمال جلب توجه مانند فرستادن ایمیل، چشمک زدن یا ارائه یک انیمیشن، همراه است، به کاربران در درک وجود مشکل و جلب توجه آنها به سمت مشکلات یاری می‌رسانند و از نادیده گرفته شدن و مورد غفلت واقع شدن مشکلات و در نتیجه به بحران تبدیل شدن آنها، جلوگیری می‌کنند و این اطمینان را می­بخشند که مدیران ارشد به شاخص‌های حیاتی توجه کرده و مشکلات را زودتر دیده‌اند تا نسبت به آنها واکنش به‌هنگام نشان دهند.

کاهش زمان و هزینه در جستجو برای اطلاعات‌ مورد نیاز :

داشبوردهای سازمانی روشی یگانه برای دسترسی به داده‌های   متنوع از پایگاه­های متفاوت در سطح شهرداری و تبدیل آن به یک فرمت قابل درک را ارائه می‌دهند. داشبوردها با جمع‌کردن تمامی اطلاعات و شاخص‌ها و مقیاس­های مربوط و حیاتی برای کاربر در یک صفحه و تشخیص آنها در یک نگاه، باعث  صرفه­جویی در زمان و هزینه جستجوی اطلاعات در گزارش­ها می‌شوند. بخوبی می­دانند در شهرداری و زیر مجموعه آنها چه اتفاقاتی در حال رخ دادن است. هیچ چیز برای شهرداری با ارزش­تر از آن نیست که تنها به سرعت یک کلیک، داده‌های به روز استخراج شوند و مورد استفاده قرار گیرند.

کمک به اتخاذ تصمیمات شفاف تر:

قابلیت مشاهده شاخص‌های حیاتی عملکرد استخراج شده از داده‌های به دقیقه، همراه با سیستم اخطار و پی بردن به موارد حیاتی و مشکلات بالقوه و اطلاع از وضعیت شهرداری با یک نگاه، همگی در تصمیم گیری­های شفاف­تر، به مدیران و سایر تصمیم‌گیرندگان یاری می‌رسانند و از آنجا که در تمامی واحدهای شهرداری براساس اطلاعات مشترک تصمیم­گیری می‌شود، شهرداری به عنوان یک مجموعه کاراتر عمل می­کند و اهداف و استراتژی­های شهرداری با تغییر شرایط بازار تغییر می­کند. با وجود یک داشبورد تمامی داده­ها و شاخص‌های حیاتی عملکرد به روز شده و انعطاف لازم برای واکنش به تغییرات نیز فراهم می‌شود. مشاهده داده­ها و شاخص‌های عملکرد از طریق داشبوردها این امکان را ارائه می­دهد که کارکنان همراه با مدیران برای رسیدن به اهداف همراستا شوند.

همراستایی ­عملیات ­شهرداری­ با استراتژی آن:

داشبوردها به شهرداری در همراستایی روز به روز عملیات با استراتژی شهرداری کمک می­کنند و عملیات اثربخش را با ارائه شاخص‌های مربوط در هر سطح شهرداری اطمینان می­بخشند.

به‌ روز بودن‌ اطلاعات:

با بهره‌گیری از داشبوردها، شهرداری به بهره‌گیری از داده‌هایی که زمان مصرف آنها گذشته خاتمه می‌دهد و با یک کلیک آنها را به روز می‌کند و یا خود داشبورد با استفاده از هوشمندی، مرتباً خود را به روز می­کند. برای مدیران در تمامی لحظات مسئله فرهنگ نیز از اهمیت بسیار برخوردار است. برای اثر بخش­تر بودن استفاده از داشبوردهای سازمانی، مدیران اجرایی شهرداری بایستی این تکنولوژی را وارد کارهای روزمره و تصمیم گیری­های خود کنند تا فرهنگ استفاده از این تکنولوژی با ارزش در کل شهرداری ایجاد شود. گرچه داشبورد ابزاری جدید است و تمامی مزایای بالقوه آن هنوز کشف نشده است، اما تمامی افراد مزایای بالقوه ارائه اطلاعات مناسب در زمان مناسب به افراد مناسب جهت اتخاذ تصمیمات مناسب را درک کرده‌اند. ازاین رو است که انگیزش برای اجرای تکنولوژی داشبورد روز به روز قوی­تر می‌شود و داشبوردها به یک پدیده جهانی تبدیل گشته اند و رو به‌ گسترش‌ هستند.

نتیجه:

هوش تجاری به علت آنکه تمامی داده‌های شهرداری را بر یک صفحه جمع و آنها را با استفاده از نمودارها و اشکال مختلف به‌راحتی برای مدیران و کارکنان تفسیر می‌کنند، ابزاری ارزشمند در محیط رقابتی کنونی محسوب می‌شوند. مدیران سازمان­هایی که از داشبوردها بهره می‌گیرند، به‌جای اتلاف وقت برای خواندن محتوای گزارش­های پیچیده و غیر قابل درک و استخراج اطلاعات مورد نیاز از میان آنها، زمان خود را بر تصمیم­گیری­های صحیح و روشن­تر اختصاص می‌دهند و از مزیت رقابتی خود که همان واکنش سریع نسبت به شرایط و تغییرات است استفاده می­کنند. امروزه هر سازمانی که ارزش کسب اطلاعات به‌موقع را درک کرده باشد، از این فن‌اوری نوین و با ارزش استفاده می­کند و از این رو است که روز به روز بر استفاده از پدیده این نسل که همان داشبوردهای سازمانی می­باشد افزوده می‌شود.

مراجع

1. صفارایانه، طرح جامع سیستم یکپارچه شهرسازی، 1381
2. واحد تحقیق و توسعه صفارایانه، خودکار سازی فرآیندها و ایجاد  پایگاه دانش در شهرداری الکترونیک ، 1384
3. مجید گلپایگانی - کارشناس ارشد فناوری اطلاعات، پایگاه داده تحلیلی ، هوش تجاری و سیستم های پشتیبان تصمیم گیری، مدیریت توسعه سیستمها و فناوری اطلاعات - سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران
4. ویکی پدیا دانشنامه آزاد، کسب و کار هوشمند
5. Etienne Dubé,Thierry dard,YvanBédard, Building Geospatial Business Intelligence Solutions with Free and Open Source Components, FOSS4G 2007
6. Vince Leat,ASEAN SW Group: Introduction to Business Intelligence, IBM 2007
7. ANDRES DORADO, MIEEE, BSc.Eng.,       M.Edu, PhD.Eng: ADVANCED BUSINESS INTELLIGENCE, ICE – THE TECH CONFERENCE 2008
8. Dan Vlamis [e-mail] Vlamis Software Solutions, Inc. 816-781-2880 http://www.vlamis.com:Business Intelligence for Everybody, October 2005
9. Tom Ries, Senior Consultant GeoAnalytics, Inc: GIS for Transportation Symposium, March 2006 Columbus, OH, THE VALUE OF MIXING GIS AND BUSINESS INTELLIGENCE ARCHITECTURES
10. An Esri White paper: GIS And BUSINESS INTELLIGENCE The Geographic Advantage, septemer 2006