هوش تجاری

هوش تجاری

مقدمه

امروزه با رشد فناوری اطلاعات در شهرداری‌ها، حرکت به سوی داشتن زیرساخت­های توانمند فن­آوری اطلاعات از جمله سیستم‌های اطلاعاتی از چالش­های استراتژیک شهرداری‌ها می‌باشد، به شکلی که شاهد آن هستیم در طی دوره­های مختلف مدیران با پیاده­سازی سیستم‌های اطلاعاتی مختلف در شهرداری سعی در کسب آگاهی مناسب در خصوص عملیات موجود در سیستم خود می‌نمایند.

سیر تحول سیستم‌های اطلاعاتی در شهرداری،  با تولد سیستم‌های درآمد، نوسازی، حسابداری، حقوق و دستمزد در دهه هفتاد در کشور شکل گرفت و با ظهور سیستم‌های یکپارچه شهرسازی و مالی اداری به اوج خود رسید  و تا شکل­گیری سیستم‌های هوش تجاری در دوره کنونی پیش رفته به شکلی که امروزه کمتر شهرداری­ای را فارغ از ابتدایی­ترین سیستم اطلاعاتی می بینیم. ولی مهمترین ویژگی که دوره کنونی دارد تمایل مدیران و سیاستگذاران شهرداری‌ها به کنترل و هدایت صحیح فرآیندهای سیستم خود به صورت لحظه به لحظه و تولد  نرم­افزارها و سخت­افزار های مناسب این کار می‌باشد]1[،[7].

درحالی که سیستم‌های عملیاتی همچون درآمد، نوسازی، حسابداری و.. عوامل حیاتی برای شهرداری هستند متاسفانه هنگامی که این سیستم‌ها، علیرغم اینکه تراکنش‌ها و تعاملات داده‌ها را  در پیشخوان‌های شهرداری بخوبی اجرا می‌نمایند، در برابر گزارش­گیری، تحلیل و دسترسی به داده‌ها با مشکلات عدیده­ای مواجه می‌شوند، که عمده این مشکلات  ناشی از عدم بکارگیری تکنولوژی مناسب در این زمینه می‌باشد. شکل (1) پنج نسل مختلف از فن‌آوری‌های سیستم‌های اطلاعاتی را نشان می‌دهد که راهگشای بسیاری از مشکلات فعلی در سیستم‌های اطلاعاتی شهرداری‌ها است]1[،[7].  

شکل (1): تکامل نسل­های مختلف فن‌آوری‌های مورد استفاده  در سیستم‌های اطلاعاتی از سال 1975 تا 2020[7]

اینک با رشد صنعت فن‌اوری اطلاعات و کسب تجربیات گوناگون (تجارب پنج نسل که در شکل (2) نشان داده شده است) در حوزه جمع­آوری، ذخیره­سازی و بازیابی اطلاعات، موضوع "معنا بخشیدن به داده­ها" و آسان کردن فرآیند تصمیم­سازی، هم­زمان در مرکز توجه کارشناسان فن‌اوری اطلاعات و متخصصان علم مدیریت و کسب و کار قرار گرفته است.  "راه حل پایگاه داده تحلیلی و هوش تجاری" فن‌اوری جدیدی است که پس از جمع آوری، ذخیره، پاکسازی، تجمیع، تحلیل و بازیابی اطلاعات، فرآیند تصمیم‌گیری را برای مدیران آسان می­سازد]3[. به‌عبارت دیگر هوش تجاری را می‌توان همانند یک پالایشگاه[i] داده تصور کرد که گردش داده درآن موجب ارزش افزوده برای شهرداری خواهد شد[6]. [i] Refinery

شکل (2): هوش تجاری همانند یک پالایشگاه داده[6]

هوش تجاری یعنی دراختیار قراردادن اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب برای اخذ تصمیم مناسب.

در ادامه سعی بر این است که کاربران فن‌آوری‌های اطلاعاتی را در شهرداری شناسایی و آنان را بر اساس نیازهایشان دسته بندی نموده و سپس فن‌آوری‌های مورد نیاز را برای پاسخگویی به هر گروه تشریح شود.

دسته بندی کاربران درشهرداری، نیازهای آنها و نحوه بهره­گیری آنها از فن‌آوری‌های اطلاعات

 کاربران موجود در شهرداری  به سه دسته اصلی بشرح زیر تقسیم می­شوند:

• کاربران عملیاتی

کاربران سیستم‌های عملیاتی هستند که در جهت ارائه خدمات شهرداری همچون خدمات صدور پروانه و گواهی، دریافت عوارض و غیره، ارتباط مستقیم و رور در رو با شهروندان دارند.  نیازهای این گروه از کاربران عبارتند از :

• دسترسی سریع به محتویات پرونده­ها
• دسترسی سریع به ضوابط ملاک عمل
• خودکار سازی عملیات محاسباتی
• گردش پرونده­ها

نیازهای این گروه از کاربران توسط برنامه­های عملیاتی که دارای قابلیت­هایی همچون ثبت و فراخوانی اطلاعات، جستجو و دسترسی سریع و آسان به محتویات پرونده­ها، خودکارسازی محاسبات و گردش­کارها طراحی و پیاده­سازی شده­اند تامین می‌شود. همانطور که قبلاً نیز اشاره شد بسیاری از شهرداری‌های کشور در خصوص بکارگیری از سیستم‌های عملیاتی به مرحله بلوغ رسیده‌اند]2،1[،[6].

• تحلیلگران و متخصصان

این گروه از کاربران متخصصان و کارشناسانی هستند که داده­های موجود در سیستم‌های عملیاتی را دریافت کرده و پس از دسته­بندی، اقدام به تجزیه و تحلیل بر روی آنها می‌نمایند وسپس آنها را در قالب­های خاصی جهت تصمیم­گیری در اختیار مدیران ارشد قرار می­دهند. این گروه از کاربران می­خواهند بدانند که در شهرداری چه اتفاقی افتاده است؟ عوامل بروز اتفاق چه بوده است و چه اتفاقی در شهرداری در حال وقوع می‌باشد؟ عمده نیازهای این گروه از کاربران عبارتند از :

• نظارت بر عملکرد کاربران اجرایی
• پرس‌وجوهای موضوعی برای تصمیم­سازی

نیازهای این گروه از کاربران با استفاده از برنامه­های کاربردی ویژه‌ای که امکان مدل­سازی‌های آماری و پرس­وجوهای موضوعی را داشته باشند برآورده می‌شود. تفاوت اساسی در نیازهای این گروه از کاربران با کاربران عملیاتی موجب شده است که بکارگیری فن‌آوری‌های مورد استفاده در خصوص کاربران عملیاتی قادر به پاسخگویی به نیازهای این گروه از کاربران نباشد. همانطور که در شکل شماره (1) نشان داده شده است برای پاسخگویی به نیازهای این گروه از کاربران باید  به فن‌آوری‌های هوش تجاری  همچون پایگاه داده­ای تحلیلی، داشبوردهای مدیریتی  و داده­کاوی متوسل شد]2،1[،[6].

• تصمیم گیران و سیاستگذاران  شهرداری

این گروه از کاربران شامل مدیران ارشد و سیاست­گذاران شهرداری هستند که تصمیمات لازم را در خصوص اداره شهرداری اتخاذ می‌نمایند. عمده نیازهای این گروه از کاربران عبارتند از :

دسترسی سریع به شاخص‌های کلیدی عملکرد مجموعه شهرداری و ارزیابی آنها. در واقع کاربران این گروه نیازهایشان براساس «آنها می­خواهند چه اتفاقی در شهرداری بیفتد؟» می‌باشد.

نیاز های این گروه نیز در قابل کارت‌های امتیاز متوازن از پیش تعریف شده و ابزارهای گزارشگیری پاسخ داده می‌شود که همانند گروه دوم از فن‌آوری‌های کارت‌های امتیاز متوازن، داده­کاوی از مجموعه فن‌آوری‌های هوش تجاری است]2،1[،[6].

هفت مسأله‌عمده که توسط راهکار  هوش تجاری هدف قرار گرفته‌اند

• سازمان نیازهای اطلاعاتی ضروری و حساس خود را تشخیص نمی‌دهد یا نمی‌شناسد.
• سیگنال‌های ضعیف از فضا و محیط کسب‌ و کار دریافت نمی‌شود یا قابل تشخیص نیستند.
• اطلاعات و داده‌هایی که از برخی منبابع بیرونی می‌رسند به‌گونه‌ای بهینه‌ای جمع‌آوری نشده‌اند.
• اطلاعات و دانش پرسنل سازمان به‌صورت بهینه مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
• حجم اطلاعاتی که باید ذخیره، دسته‌بندی، پردازش و تحلیل شوند خیلی زیاد است.
• ابزارها سیستم‌های اطلاعاتی و محاسباتی ناکارآمد به‌نظر می‌رسند]4[.

از اطلاعات و داده‌های موجود در سازمان درست استفاده نمی‌شود.

گام‌های پیاده سازی هوش تجاری در شهرداری

برای پیاده سازی هوش تجاری در شهرداری پنج مرحله زیر را به ترتیب باید انجام داد.

1. شناسایی منابع داده

منابع اطلاعاتی بسیاری در شهرداری‌ها وجود دارد اولین قدم شناسایی منابع داده‌ای در شهرداری‌ها می‌باشد. سوابق املاک، اصناف، پروژه‌ها، طرح‌ها، قراردادها، پژوهش‌ها، اسنادمالی، دستورالعمل‌ها و نقشه‌های طرح‌های تفصیلی و اجرایی، کتابچه‌های ضوابط و مقررات و بخشنامه‌ها بخشی از داده‌های کاغذی در شهرداری ها می‌باشند . همچنین داده‌های موجود در سیستم‌های عملیاتی که بصورت مکانیزه در حال سرویس‌دهی به شهروندان هستند نیز منابع بسیار مهم داده‌ای در شهرداری می‌باشند. این منابع در اولین قدم باید بخوبی شناسایی و مورد بررسی قرارگرفته و منابع مورد نیاز برای پیاده‌سازی هوش تجاری به دقت انتخاب شوند]2 [.]زد6

2. استخراج ، تبدیل و بارگذاری داده ها (ETL(Extract transfer loading

برای منابع داده‌های کاغذی باید اقلام مورد نیاز از هرمنبع را مشخص نمود و سپس آنها در قالب فرم های مورد خاصی طراحی نمود، سپس دستورالعمل‌های لازم برای برداشت داده‌ها از منابع کاغذی تهیه و تنظیم شود، تیم‌های مورد نیاز برای استخراج داده ها از بایگانی‌های شهرداری باید سازماندهی و آموزش‌های لازم به آنها داده شود، سپس اطلاعات استخراج شده به بانک‌های اطلاعاتی وارد شوند و نهایتا کنترل‌های لازم برای پالایش داده‌های جمع آوری شده باید انجام شوند و اعتبار داده‌های جمع آوری شده باید مورد برسی و تایید قرارگیرد]2 [،[5].

3. تجمیع داده

داده‌های جمع آوری شده از منابع مختلف اعم از سیستم‌های عملیاتی و منابع کاغذی وسایر منابع  باید دسته بندی شده و در یک پایگاه داده‌ای تحلیلی جمع آوری و سازماندهی شوند.

4. تحلیل داده‌های جمع آوری شده

در این مرحله باید شهرداری شاخص‌های کلیدی عملکرد را شناسایی نموده و متریک‌هایی را برای اندازه گیری آنها مشخص نماید، سپس با استفاده از فن‌آوری‌های داده کاوی و پردازش‌های تحلیلی برخط انواع تحلیل‌های موضوعی و مدلسازی‌ها بر روی اطلاعات موجود در پایگاه اطلاعاتی بوجود آمده انجام می‌شود[5].

5. ارائه اطلاعات

تحلیل‌های انجام شده با استفاده از فن‌آوری‌های داشبورد،کارت‌های امتیاز متوازن و ابزارهای گزارش‌گیری به ساده‌ترین شکل در اختیار کارشناسان ، مدیران و سیاستگذاران شهرداری قرار خواهد گرفت. در شکل (3) گام‌های اساسی پیاده سازی هوش تجاری در شهرداری را مشاهده می‌کنید[5].

شکل (3): گام‌های اساسی پیاده‌سازی هوش تجاری در شهرداری[5]

تفاوتهای اساسی بین سیستم‌های عملیاتی و هوش تجاری

تفاوت‌های اساسی در عملکرد سیستم‌های عملیاتی و هوش تجاری در جدول (1) آمده است. همچنین در جدول (2) مقایسه وضعیت داده‌ها در سیستم‌های اطلاعاتی و هوش تجاری را مشاهده می‌کنید[6].

جدول (1): تفاوت‌های اساسی در عملکرد سیستم‌های عملیاتی و هوش تجاری

سیستم‌های عملیاتی	سیستم‌های هوش تجاری
خودکارسازی فرآیندها[i]	پشتیبانی از تصمیم سازی[ii]
طراحی شده برای تاثیر پذیری	طراحی شده برای تاثیر گذاری
ساختار کسب و کار[iii]	منطبق بر کسب و کار[iv]
نسبت به وقایع اتفاق افتاده واکنش نشان میدهند	وقایع را قبل از اتفاق پیش بینی می کنند
مبتنی بر فرآیند	مبتنی بر پرس و جو

[i] Automated processes

[ii] Support decision making

[iii] Structure business

[iv] Adopt to business

جدول (2): مقایسه وضعیت داده ها در سیستم‌های اطلاعاتی و هوش تجاری[6]

سیستم‌های عملیاتی	سیستم‌های هوش تجاری
داده‌های جاری	داده‌های تاریخی
بهنگام سازی ادامه دار داده ها	تصویر برداری لحظه ای متناوب [i]
منبع ثابت[ii]	یکپارجه [iii]
کاربرد گرا[iv]	موضوع گرا[v]
فقط مبتنی بر جزئیات	جزئیات ، خلاصه برداری و استشقاقی[vi]

[i] periodic snapshot

[ii] Source -specific

[iii] intelligent

[iv] Application oriented

[v] Subject oriented

[vi] derived

گام اول: چه چیزی اتفاق افتاده

گزارش­گیری درخصوص اتفاقات حادث شده در شهرداری در جهت استفاده از اطلاعات موجود گزارش­گیری و جستجو در منابع اطلاعاتی عملیاتی شهرداری است. دراین مرحله گزارش­هایی از واقعیات جاری شهرداری در قالب گزارش‌هایی که بطور معمول بسیار طولانی و شامل اطلاعات جزییات عملیات است، بوجود می‌آیند گزارش­هایی همچون آمارصدور پروانه و گواهی های صادر شده، آمارکاربری­های موجود،کاربری­های پیشنهادی، میزان عوارض وصول شده، عملکرد کاربران سیستم‌های عملیاتی ، میزان بدهی‌های معوق ، آمار املاک داری مجوز ، اصناف فاقد مجوز و... ]2 [،[6].

گام دوم: چرا این اتفاق رخ داد؟ (Why did happened)

تحلیل اینکه چرا آن اتفاق در شهرداری رخ داد. بدین منظور یک پایگاه اطلاعات ایجاد شده و اطلاعات کلیدی از سیستم‌های عملیاتی در شهرداری استخراج شده و به آن منتقل می‌شود. اینکار با یکپارچه­سازی منابع مختلف اطلاعاتی نه تنها مغایرت­ها را از بین می­برد بلکه با قابلیت‌های قدرتمند مقایسه تاریخی اطلاعات و گزارش‌گیری چندبعدی کمک موثری به تحلیل و ریشه­یابی مسایل شهرداری می­کند. پردازش تحلیلی داده­ها و استفاده از چارت­ها، نمودارها، نقشه­ها، سمبل­ها و تصاویر از مشخصات این مرحله از بلوغ درشهرداری خواهد بود[6]

گام سوم : چه اتفاقی در حال وقوع است؟  (What is happening)

در این مرحله داشبورد مدیریتی و کارت امتیازهای عملکردی برای واحدهای مختلف در شهرداری ایجاد می‌شود. همچنین شاخص­های کلیدی عملکرد براساس اهداف و استراتژی‌های شهرداری  تعریف می­شوند و مدیران و سیاستگذاران شهرداری می­توانند با استفاده از داشبورد، کارنامه عملکرد وگزارش‌های تحلیلی، به پایش اهداف استراتژیک شهرداری بپردازد. کاربرد داشبورد و کارت‌های امتیاز بیشتر در این مرحله خواهد بود که در ادامه به نقش و بررسی جایگاه آنها پرداخته شده است[6].

گام نهایی:چه اتفاقی خواهد افتاد؟ (What will happened)

استفاده از تحلیل­های پیشرفته برای یافتن پاسخ یک سوال مشخص است که با تحلیل­های پیشرفته و داده­کاوی قابل انجام خواهند بود. چرا اکثر شهرداری‌ها داده­های تاریخی موجود در پرونده­ها را خلاصه برداری کرده و در بانک­های اطلاعاتی سازماندهی کرده­اند. تحلیل­های پیشرفته به شهرداری  کمک می­کنند تا فرآیندهای موجود را بهینه سازند، رفتار شهروندان  را بهتر درک کنند، فرصت‌های ناشناخته را شناسایی کنند و مشکلات را قبل از اتفاق افتادن شناسایی کنند. تحلیل­های پیشرفته تکنیک­ها و تکنولوژی‌هایی برای کمک به مدیران شهرداری هستند که از ترکیب روش­های آماری، ریاضیات پیشرفته و هوش مصنوعی به همراه تکنیک­های مدیریت داده بدست می‌آیند.

گام­های اساسی پیاده­سازی هوش تجاری در شهرداری  براساس میزان ارزش افزوده­ای که در هرگام بدست می آید در شکل(4) نشان داده شده است.

شکل (4): گام‌های اساسی پیاده‌سازی هوش تجاری بر اساس میزان ارزش افزوده

همانطور که در نمودارهای فوق ملاحظه می‌شود فن‌آوری­های داشبورد , کارت‌های امتیاز و انباره داده­ها بعنوان فن‌آوری‌های کلیدی و زیرساختی هوش تجاری عمل می­کنند که شرح مختصری  از عملکرد و چگونگی بکارگیری آنها در استقرار پلاتفرم  هوش تجاری پیشنهادی در شهرداری خواهد آمد[6,8,9].

نکات مهم در طراحی و پیاده‌سازی داشبورد

• شناخت درست شهرداری اعم از وظایف، ماموریت­ها و مخاطبان[6]

• شناخت درست شاخص­های عملکرد موجود در شهرداری]2[

• شناخت درست از نیازهای مدیران با لحاظ کردن استراتژی­های بلند مدت و کوتاه مدت در شهرداری

• شناخت متریک­های مهم در شهرداری

• همکاری متقابل تیم مدیریتی شهرداری با تیم های عملیاتی پروژه

داشبورد چیست ؟

کلمه داشبورد الهام گرفته از مجموعه ابزارهای داخل هواپیما یا خودرو می‌باشد و هدف اصلی‌آن‌ در هر سه ‌مورد خودرو، هواپیما و سازمان ‌یکی ‌است: مشاهده ‌اطلاعات مورد نیاز و هدایت‌ ‌یک‌ سیستم ‌پیچیده. می­توان ادعا کرد که امروزه هدایت شهرداری‌ها، به مراتب پیچیده­تر از هدایت یک هواپیما است. بنابراین مدیران جهت اجرای ماموریت سازمان‌ و حرکت‌ در راه ‌آرمان­های‌ آن، حداقل‌ به ‌وسایلی ‌که ‌نمایانگر جنبه‌های‌ مختلف‌ عملکرد سازمان ‌و هدایت ‌آن ‌است ‌نیاز ‌دارند. یک قانون مدیریت این است که شما نمی‌توانید چیزی را که قابل اندازه‌گیری نیست، به‌خوبی مدیریت کنید. به همین منوال می­توان اذعان داشت که نمی­توان آنچه را که قابل مشاهده و دیدن نیست اندازه گرفت و این‌ جایی است‌ که‌ بحث ‌داشبوردهای ‌سازمانی‌ ضرورت‌ می‌یابد. داشبوردهای سازمانی که یک مفهوم جدید در مدیریت اطلاعات ارائه داده است، ابزار دیداری داده‌های حیاتی است که مجموعه انبوهی از تحلیل­های مربوط به فرایند مدیریتی را در زمینه‌های مورد نیاز به افراد مربوط ‌ارائه ‌می‌دهد.

کاربرد اصلی داشبوردهای سازمانی صرفاً گزارش­دهی و گزارش‌گیری نیست. وظیفه اصلی داشبوردهای سازمانی ارائه به‌هنگام اطلاعات مورد نیاز به افراد مربوط برای مدیریت دانش و واکنش سریع به تغییرات است. تصور کنید که داشبورد خودرو، گزارش جزئیات مقدار بنزین مصرف شده در هر روز یا هر ماه را نشان دهد، این گزارش چندان مورد استفاده قرار نمی­گیرد چرا که کیفیت اطلاعات در زمان مناسب برا‌ی تصمیم­گیری سریع نادیده گرفته شده است. به‌جای آن باید جزئیات کمیت کنونی بنزین یعنی مقدار بنزین موجود را نشان دهد، چرا که کیفیت این اطلاعات برای تصمیم‌گیری‌ سریع‌ مورد نیاز است. با توجه به تعاریف، یک نکته که معمولاً به اشتباه گرفته می­شود این است که داشبورد تنها برای مدیران ارشد به منظور ارائه اطلاعات جامع از عملکرد سازمان به آنها، مورد استفاده قرار می­گیرد. این برداشتی کاملاً اشتباه بوده چرا که امروزه تکنولوژی داشبورد سازمانی به گونه­ای است که می‌تواند در سطوح مختلف سازمان استقرار یابد و بدین منظور داشبوردهای مختلفی تعریف شده‌اند که هدف نهایی تمامی آنها ارائه سریع و به‌هنگام اطلاعات به مدیران و کارکنان سطوح مختلف سازمان برای آگاهی از شرایط متغیر و اتخاذ تصمیم‌های صحیح با توجه به آنهاست.

دستاوردهای ناشی از پیاده سازی هوش تجاری در شهرداری

تدوین ‌و ارائه ‌شاخص‌ها:

برای شهرداری فهم و یکپارچه­سازی داده­ها در تمامی سطوح بزرگترین چالش به شمار می­آید و تدوین مقیاس­های اندازه­گیری، به روز نگه داشتن، مقایسه و تمرکز بر آنها در شهرداری مشکلی همیشگی است که با ورود هوش  سازمانی به تمامی این مشکلات خاتمه داده می‌شود. داشبوردها در مشاهده شاخص‌های حیاتی به تمامی سطوح شهرداری یاری می­رسانند و به کاربر امکان دنبال کردن جایگاه شهرداری توسط شاخص‌ها را می‌دهند. با دنبال کردن شاخص‌های متعدد و مورد نظر و تحلیل روندها می­توان درک بهتر از اینکه شهرداری چگونه عمل می کند، و فهم عمیقتری از موارد حیاتی شهرداری کسب کرد.

مشاهده سلامت شهرداری در یک نگاه:

داشبوردها با ارائه مقیاس­ها و شاخص‌های حیاتی شهرداری به‌صورت دیداری و در نمودارهای مختلف، امکان درک وضعیت شهرداری را تنها در یک نگاه فراهم می­سازند و تصویری از سلامت واحدهای مختلف شهرداری در یک صفحه با یک نگاه را ارائه می‌دهند.

تشخیص‌ مشکلات‌ بالقوه‌ پیش‌ از تبدیل ‌به ‌بحران

داشبوردها با ارائه اطلاعات به­موقع برای افراد مربوط، امکان تشخیص وقوع مشکلات بالقوه شهرداری را برای مدیران فراهم می‌کند، تا قبل از تبدیل شدن مشکلات به بحران تشخیص داده شوند. داشبوردهای سازمانی با قابلیت کندوکاو و کلیک کردن بر هر مورد، می­توانند جزئیات و نمودارهای بیشتری را ارائه کنند و به داده‌های زیرین و تاریخچه آن دسترسی پیدا کنند و ریشه ضعف­ها و مسائل را نشان دهند. داشبوردها با اعمال سیستم اخطار که معمولاً با اعمال جلب توجه مانند فرستادن ایمیل، چشمک زدن یا ارائه یک انیمیشن، همراه است، به کاربران در درک وجود مشکل و جلب توجه آنها به سمت مشکلات یاری می‌رسانند و از نادیده گرفته شدن و مورد غفلت واقع شدن مشکلات و در نتیجه به بحران تبدیل شدن آنها، جلوگیری می‌کنند و این اطمینان را می­بخشند که مدیران ارشد به شاخص‌های حیاتی توجه کرده و مشکلات را زودتر دیده‌اند تا نسبت به آنها واکنش به‌هنگام نشان دهند.

کاهش زمان و هزینه در جستجو برای اطلاعات‌ مورد نیاز :

داشبوردهای سازمانی روشی یگانه برای دسترسی به داده‌های   متنوع از پایگاه­های متفاوت در سطح شهرداری و تبدیل آن به یک فرمت قابل درک را ارائه می‌دهند. داشبوردها با جمع‌کردن تمامی اطلاعات و شاخص‌ها و مقیاس­های مربوط و حیاتی برای کاربر در یک صفحه و تشخیص آنها در یک نگاه، باعث  صرفه­جویی در زمان و هزینه جستجوی اطلاعات در گزارش­ها می‌شوند. بخوبی می­دانند در شهرداری و زیر مجموعه آنها چه اتفاقاتی در حال رخ دادن است. هیچ چیز برای شهرداری با ارزش­تر از آن نیست که تنها به سرعت یک کلیک، داده‌های به روز استخراج شوند و مورد استفاده قرار گیرند.

کمک به اتخاذ تصمیمات شفاف تر:

قابلیت مشاهده شاخص‌های حیاتی عملکرد استخراج شده از داده‌های به دقیقه، همراه با سیستم اخطار و پی بردن به موارد حیاتی و مشکلات بالقوه و اطلاع از وضعیت شهرداری با یک نگاه، همگی در تصمیم گیری­های شفاف­تر، به مدیران و سایر تصمیم‌گیرندگان یاری می‌رسانند و از آنجا که در تمامی واحدهای شهرداری براساس اطلاعات مشترک تصمیم­گیری می‌شود، شهرداری به عنوان یک مجموعه کاراتر عمل می­کند و اهداف و استراتژی­های شهرداری با تغییر شرایط بازار تغییر می­کند. با وجود یک داشبورد تمامی داده­ها و شاخص‌های حیاتی عملکرد به روز شده و انعطاف لازم برای واکنش به تغییرات نیز فراهم می‌شود. مشاهده داده­ها و شاخص‌های عملکرد از طریق داشبوردها این امکان را ارائه می­دهد که کارکنان همراه با مدیران برای رسیدن به اهداف همراستا شوند.

همراستایی ­عملیات ­شهرداری­ با استراتژی آن:

داشبوردها به شهرداری در همراستایی روز به روز عملیات با استراتژی شهرداری کمک می­کنند و عملیات اثربخش را با ارائه شاخص‌های مربوط در هر سطح شهرداری اطمینان می­بخشند.

به‌ روز بودن‌ اطلاعات:

با بهره‌گیری از داشبوردها، شهرداری به بهره‌گیری از داده‌هایی که زمان مصرف آنها گذشته خاتمه می‌دهد و با یک کلیک آنها را به روز می‌کند و یا خود داشبورد با استفاده از هوشمندی، مرتباً خود را به روز می­کند. برای مدیران در تمامی لحظات مسئله فرهنگ نیز از اهمیت بسیار برخوردار است. برای اثر بخش­تر بودن استفاده از داشبوردهای سازمانی، مدیران اجرایی شهرداری بایستی این تکنولوژی را وارد کارهای روزمره و تصمیم گیری­های خود کنند تا فرهنگ استفاده از این تکنولوژی با ارزش در کل شهرداری ایجاد شود. گرچه داشبورد ابزاری جدید است و تمامی مزایای بالقوه آن هنوز کشف نشده است، اما تمامی افراد مزایای بالقوه ارائه اطلاعات مناسب در زمان مناسب به افراد مناسب جهت اتخاذ تصمیمات مناسب را درک کرده‌اند. ازاین رو است که انگیزش برای اجرای تکنولوژی داشبورد روز به روز قوی­تر می‌شود و داشبوردها به یک پدیده جهانی تبدیل گشته اند و رو به‌ گسترش‌ هستند.

نتیجه:

هوش تجاری به علت آنکه تمامی داده‌های شهرداری را بر یک صفحه جمع و آنها را با استفاده از نمودارها و اشکال مختلف به‌راحتی برای مدیران و کارکنان تفسیر می‌کنند، ابزاری ارزشمند در محیط رقابتی کنونی محسوب می‌شوند. مدیران سازمان­هایی که از داشبوردها بهره می‌گیرند، به‌جای اتلاف وقت برای خواندن محتوای گزارش­های پیچیده و غیر قابل درک و استخراج اطلاعات مورد نیاز از میان آنها، زمان خود را بر تصمیم­گیری­های صحیح و روشن­تر اختصاص می‌دهند و از مزیت رقابتی خود که همان واکنش سریع نسبت به شرایط و تغییرات است استفاده می­کنند. امروزه هر سازمانی که ارزش کسب اطلاعات به‌موقع را درک کرده باشد، از این فن‌اوری نوین و با ارزش استفاده می­کند و از این رو است که روز به روز بر استفاده از پدیده این نسل که همان داشبوردهای سازمانی می­باشد افزوده می‌شود.

مراجع

1. صفارایانه، طرح جامع سیستم یکپارچه شهرسازی، 1381
2. واحد تحقیق و توسعه صفارایانه، خودکار سازی فرآیندها و ایجاد  پایگاه دانش در شهرداری الکترونیک ، 1384
3. مجید گلپایگانی - کارشناس ارشد فناوری اطلاعات، پایگاه داده تحلیلی ، هوش تجاری و سیستم های پشتیبان تصمیم گیری، مدیریت توسعه سیستمها و فناوری اطلاعات - سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران
4. ویکی پدیا دانشنامه آزاد، کسب و کار هوشمند
5. Etienne Dubé,Thierry dard,YvanBédard, Building Geospatial Business Intelligence Solutions with Free and Open Source Components, FOSS4G 2007
6. Vince Leat,ASEAN SW Group: Introduction to Business Intelligence, IBM 2007
7. ANDRES DORADO, MIEEE, BSc.Eng.,       M.Edu, PhD.Eng: ADVANCED BUSINESS INTELLIGENCE, ICE – THE TECH CONFERENCE 2008
8. Dan Vlamis [e-mail] Vlamis Software Solutions, Inc. 816-781-2880 http://www.vlamis.com:Business Intelligence for Everybody, October 2005
9. Tom Ries, Senior Consultant GeoAnalytics, Inc: GIS for Transportation Symposium, March 2006 Columbus, OH, THE VALUE OF MIXING GIS AND BUSINESS INTELLIGENCE ARCHITECTURES
10. An Esri White paper: GIS And BUSINESS INTELLIGENCE The Geographic Advantage, septemer 2006