هوش سازمانی چیست؟

هوش سازمانی چیست؟

داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، اربابرجوع و . . . ) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و. . . ) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان میگذارد هوش سازمانی(Business Intelligence ) است. هوش سازمانی، شما را برای تصمیمگیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکتها توانمند میسازد.

داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، اربابرجوع و . . . ) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و. . . ) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان میگذارد هوش سازمانی(Business Intelligence ) است. هوش سازمانی، شما را برای تصمیمگیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکتها توانمند میسازد.

● هوش سازمانی مسیری که باید شرکتها و سازمانها طی کنند

از یک مثال ساده شروع میکنم. هر کس در یک شرکت تنها میتواند کارش را به بهترین نحو انجام دهد. اگر تصمیمگیریها در سازمانها بر مبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای بهترین حدسیات و یا اینکه چگونه در گذشته آن کار را انجام میدادهاند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت. در این باره نیاز به مستندات است، مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است که مانع از سعی و خطا میگردد. چه اتفاقی رخ میداد اگر هر چه که فروشندگانERP وCRM و اکنونBI به شما وعده میدهند را، میداشتید؟ یعنی وعده دسترسی فوری به همه داده های موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخصهای عملکرد موردنیاز تا سازمان خود را اداره کنید. چه اتفاقی رخ میداد اگر میتوانستید بینهایت کاوش در اجزا در دادههای موجود و از منظرهای متفاوتSlice & Dice) به عمل تجزیه اطلاعات به بخشهای کوچکتر و نمایش آن از منظرهای متفاوت برای درک بهتر در تصمیمگیریها گفته میشود. ) مینمودید بدون اینکه لازم باشد بدانید از چه سیستمی تا سطح Transaction (تراکنشها)، این دادهها میآیند کارتان را بهتر انجام میدادید؟ هوش سازمانی به همه شرکتها کمک میکند تا از طریق گزارشگیری و تحلیل دادهها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینههای اجرائی زیاد و سعی و خطا به دست آورندERP . وCRM و سایر سیستمها و نرمافزارها، عوامل حیاتی برای اداره سازمانها و شرکتها هستند. متاسفانه هنگامیکه این سیستمها، تراکنشها و تعاملات دادهها را خوب اجرا میکنند، در برابر گزارشگیری تحلیل و دسترسی به دادهها کم میآورند، بهبود و قابلیتهای تحلیل و گزارشگیری شرکتها جز اولویتهای مدیران ارشد مالی(Chief Financial Officer (CFO در سال ۲۰۰۵ قرار گرفت.

BI وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکتها میدهد:

دسترسی فوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید. نه تنها افراد و کارمندان سازمانIT بلکه همه مدیران و تصمیمگیران، میتوانند از آن استفاده کنند. اغلب بسیاری از افراد فکر میکنند که این وعده عملی نخواهد شد آیا واقعا اینطور است؟

● چرا هوش سازمانی؟

امروزه با اطمینان کامل میتوان ادعا کرد که استفاده از راهحلBI میتواند قدرت رقابتپذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمانها متمایز نماید. این راهحل این امکان را به سازمانها میدهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهرهبرداری نمایند. این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندیهای مشتریان و مدیریت ارتباط با آنان را میسر میسازد. این راهحل این امکان را به سازمان میدهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را مانیتور کنند. امروزه سازمانهای پیشتاز صحبت ازERP وCRM و. . . . نمیکنند، رویکرد سازمانها به سمتBI است. آنها به دنبال بهینهسازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعههای وابسته به خود میباشند. امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایهگذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

در یک دهه گذشته بسیاری از سازمانها سرمایهگذاری های بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرمافزار و سختافزار کردهاند. در اقتصاد امروزه که هزینهها باید کاهش یابد، سازمانها و شرکتها از خود میپرسند: «چه مقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایهگذاری کردهایم؟» و اینکه «از این سرمایهگذاری چه سودی بردهایم؟» امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایهگذاری درBI در حال افزایش است. تحقیقات فارستر در سال ۲۰۰۳ از ۸۷۷ سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیمگیرندگان در حوزهIT نشان میدهد که از رشد سرمایهگذاری ۹/۱% در زمینهIT برخوردارند ولی ۴۵% آنها نیاز به خرید ابزارهایBI را دریافتهاند و برای آن اقدام میکنند. چرا؟ دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمانها بهBI علاقهمند شدهاند. اول عصر اطلاعات، دوم مسائل اقتصادی.

در عصر اطلاعات، کسی که اطلاعات دارد، دارای قدرت است. هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز میشود. سازمانها و شرکتها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر میکنند. اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمانها است. دلیل دیگر استفاده ازBI اقتصاد است. بقای سازمانها و شرکتها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است.

● کاهش هزینهها  افزایش درآمدها

در سازمانی کهBI در آن بکار گرفته میشود، مدیران میتوانند اطلاعات هزینهها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینهها چه هستند و تصمیمهایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند. تغییرات آینده را پیشبینی کنند و برای مسائل خود راهحلی مناسب داشته باشند. به منظور افزایش درآمد، شرکتها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند. حفظ مشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است. اما باید بدانیم اغلب کدام مشتری سود بیشتری عاید میکند. معمولا ۲۰ درصد از مشتریان ۸۰ درصد سود شرکت را تامین میکنند. شرکتها باید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید میسازند، حفظ نمایند. باید بدانیدBI کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد. گام بعدی تجزیه و تحلیل رفتار بازار، فروش و مشتریان پرسودده هستند. این دانش به مدیران کمک میکند تا چگونه مشتریان خود را مدیریت نمایند. برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانالهای هزینهای، فروش عمده به مشتریان و یا تغییر در حاشیه سود و. . . . مدنظر قرار گیرد. نکته مهم اینست که رفتارها با مشتریان یکسان نیست و هر مشتری یا گروهی از مشتریان روابط خاص خود را خواهند داشت. سرانجام، اینکه علاوه بر مشخصههای اطلاعاتی فوق سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیمگیری در سازمانها نیز وجود دارد که نیاز به تحیلی برای تصمیمگیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و . . . تکنولوژیBI راهحلی برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران میباشد که آگاهانه تصمیمگیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.

● فرآیندBI در سازمانها و شرکتها

فرآیندBI در سازمانها و شرکتها یک فرآیند پویا و تعاملی است. این فرآیند با یک سوال شروع میگردد و پاسخهای سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم میشود. این پاسخها امکان تصمیمگیری برای مدیران را فراهم میکند.

▪ برنامهریزی و هدایت

مرحله برنامهریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیندBI عمل میکند. در شروع متعاقب درخواستهای مدیران تصمیمگیر و سئوالات از سیستم با فرمول کردن سئوالات، برنامهریزی برای پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.

▪ مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی

در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاههای اطلاعاتی ( منابع اطلاعاتی) جمعآوری خواهند شد. دادههای جمعآوری شده از دادههای خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفادهکننده اضافه نخواهند کرد. این دادهها میبایست پردازش و پالایش شوند در غیر اینصورت هیچ نقطه روشنی در آنها دیده نمیشود.

▪ پردازش اطلاعات

در این مرحله دادههای جمعآوری شده مجتمع خواهند شد، روابط بین آنها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید. این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاری اطلاعات(Load) میشود.

▪ آنالیز و تولید اطلاعات

در این مرحله با استفاده از تکنیکهای پیشرفته از دادههای مجتمع شده، هوشمندی ایجاد میگردد. سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانهای به سئوالات مدیران خواهد داد. این پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر میگردد و امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد شد. شکل زیر جزئیات فرآیندBI را نشات میدهد.

● خلاصه و جمع بندی

در شرایط فعلی در پاسخ به نیاز مدیران شرکتها و سازمانها، ضرورت ایجاد یک پلاتفرم هوش سازمانی وجود دارد. این سازمانها و شرکتها با استفاده از نرمافزارهای طراحی شده بر پایهBI میتوانند اثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف خود افزایش دهند و اطلاعات از حالت عملیاتی و محدود شدن به استفاده در لایههای اجرایی سازمان برای استفاده مدیران سازمان توسعه یابند. این ابزارها میتوانند برای همه اطلاعات و دادههای تولید شده در سازمان مورد بهرهبرداری قرار گیرند. این موضوع را باید بدانید که ابزارهای گزارشگیری از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند. این ابزارها معمولا در محدوده سیستمهای عملیاتی بکار گرفته میشوند و مدیران استفاده موثری از آن نخواهند کرد. استقرار پلاتفرم هوش سازمانی(BI) در شرکتها و سازمانها و استفاده از یک ابزار قوی راهحل ضروری برای آنها است. در شمارههای بعدی با اینگونه ابزارها بیشتر آشنا خواهید شد.

حمید خانزاده

روزنامه حیات نو